Che cos'è la corrispondenza a tre vie?
L'abbinamento a tre è il concetto attraverso il quale è possibile tracciare transazioni di acquisto non autorizzate attraverso il controllo incrociato in tre modi e cioè la ricezione della conferma dell'ordine (ordine di acquisto), la ricezione dell'ordine e la validità della fattura generata a titolo informativo da dipartimenti diversi in modo da eliminare le operazioni non autorizzate e potenziare il controllo interno.
Spiegazione
Le grandi organizzazioni acquistano l'inventario secondo la procedura operativa standard secondo le politiche dell'organizzazione. Quindi il doppio controllo è necessario per limitare le transazioni non autorizzate. È la misura di controllo per autorizzare transazioni valide. In una procedura a tre vie, principalmente gli acquisti sono controllati tramite verifica incrociata. Se è presente un difetto in qualsiasi fase, l'importo non può essere addebitato sulla fattura fino a quando l'errore non viene risolto con la ricezione di una conferma o con la fattura rivista del fornitore. È anche uno dei metodi di gestione del rischio in quanto è da controllare il rischio di pagamento a persone non autorizzate o contro le fatture false. A volte diventa una procedura lunga, ma è il modo più efficace per gestire il rischio.
Processo di abbinamento a tre vie
- La procedura operativa standard per l'acquisto include l'ordinazione quando lo stock raggiunge il livello di riordino, la ricezione dell'offerta, l'elaborazione delle offerte all'ufficio acquisti e dopo di che l'ufficio acquisti deciderà da quale fornitore effettuare l'acquisto in base a prezzo, qualità e reputazione del fornitore e infine l'emissione dell'ordine di acquisto.
- Sulla base dell'ordine di acquisto, gli acquisti devono essere effettuati. Dopo aver ricevuto l'ordine di acquisto, l'ordine di ricevimento deve essere emesso dal reparto di gestione dell'inventario, quindi la fattura deve essere inoltrata dall'ufficio acquisti all'ufficio contabilità per la contabilità dello stesso.
- Dopodiché, infine, la fattura viene consegnata per autorizzazione e poi alla cassa o cassa per il pagamento al fornitore.
Qui prima di autorizzare il pagamento, la persona coinvolta nel pagamento utilizzerà il processo di abbinamento a tre vie.
Il processo di abbinamento a tre vie include:
# 1 - Verifica dell'ordine di acquisto
Un ordine di acquisto deve essere verificato dall'ufficio acquisti in modo da verificare il nome del fornitore, la data, la quantità, l'indirizzo, le informazioni di pagamento e l'importo.
# 2 - Verifica della ricevuta dell'ordine
Dopo aver verificato l'ordine di acquisto, il reparto cassa verificherà dal reparto inventario l'avvenuta ricezione dell'ordine in modo da far corrispondere la quantità della merce in fattura e quella ricevuta dal reparto inventario.
# 3 - Verifica dal reparto contabilità
Dopo la verifica dal reparto inventario, la registrazione deve essere controllata nei conti per verificare l'importo e la quantità registrati nei libri.
Se una fattura corrisponde a tutti e tre i passaggi della verifica, deve essere autorizzato solo il pagamento e la fattura viene incassata.
Esempio di abbinamento a tre vie
Il dipartimento acquisti di A Ltd. emette un ordine per l'acquisto di azioni da ABC & Co., Messico di 3000 pezzi, e il prezzo per pezzo è $ 100. L'ordine viene effettuato. La ricezione dell'ordine è stata effettuata, ma a causa della grande quantità, il magazziniere non ha effettuato un controllo incrociato al momento della ricezione dell'ordine. Tuttavia, dopo il controllo, si è riscontrato che sono stati ricevuti solo 2850 pezzi e la fattura viene consegnata al reparto contabilità per il reparto contabilità e l'ufficio contabilità la dà inoltre per l'incasso al reparto cassa. Determinare la procedura per la verifica a tre vie?
Soluzione:
Prima di autorizzare il pagamento della fattura, la persona deve utilizzare la seguente procedura:
1 - Verifica da parte dell'Ufficio Acquisti:
L'ordine di acquisto deve essere verificato se l'ordine viene effettuato come da ordine di acquisto o meno. Nel caso in esame, viene abbinato il primo passaggio dell'abbinamento a tre, ovvero l'ordine viene effettuato come da ordine di acquisto.
2 - Verifica dal reparto inventario:
La persona autorizzata raccoglierà i dati dal reparto inventario. In questo caso, vengono ricevuti solo 2850 pezzi di inventario, quindi la fattura non può essere autorizzata per il pagamento. La persona autorizzata istruirà il reparto inventario a rettificare la fattura del fornitore.
Il reparto inventario contatterà quindi la persona autorizzata di ABC & Co. per l'emissione della fattura rivista. Dopo aver ricevuto la fattura rivista, la stessa deve essere fornita al reparto contabilità per le correzioni.
3 - Verifica da parte del reparto contabilità o registri contabili:
Dopo la conferma della fattura rivista da parte del fornitore, la persona autorizzata deve verificarla con le registrazioni contabili e, infine, dopo tutto, passaggi e conformazioni, la persona autorizzata autorizzerà la fattura per il pagamento.
In questo modo, lo scontrino breve viene identificato e rettificato.
Usi della corrispondenza a tre vie
- In tre modi, il processo di corrispondenza viene utilizzato nelle grandi organizzazioni.
- Viene anche utilizzato dove ci sono diversi reparti che gestiscono funzioni diverse.
- Viene utilizzato quando un'organizzazione è impegnata nella produzione di più prodotti.
- Viene utilizzato quando le responsabilità sono assegnate a personale di nuova nomina.
- Viene utilizzato quando la maggior parte dei pagamenti viene effettuata in contanti.
- Viene utilizzato anche in presenza di personale non qualificato.
Vantaggi
I diversi vantaggi sono i seguenti:
- Assicura che il pagamento sia effettuato alla persona giusta contro la fattura valida e il valore dello stock ricevuto.
- Assicura i controlli adeguati nell'organizzazione.
- Riduce o limita i pagamenti non autorizzati.
- Attraverso tre modalità di abbinamento in contanti, l'appropriazione indebita deve essere controllata.
- Gli errori possono essere facilmente identificati nel processo di corrispondenza a tre vie.
- Assicura che la stessa fattura non venga pagata più volte.
- Il processo promuove la responsabilità per il personale.
- Attraverso il processo a tre vie, le informazioni devono essere verificate; quindi diventa un'informazione accurata e può essere utilizzata per decisioni future.
Svantaggi
I diversi svantaggi sono i seguenti:
- La corrispondenza a tre vie implica la verifica più volte e la raccolta di vari documenti; quindi il processo è lungo e richiede tempo.
- Potrebbero esserci possibilità di pagamento in ritardo e di incorrere in sanzioni a causa del lungo processo e dei pagamenti ritardati.
- I rapporti con i fornitori possono essere compromessi a causa di pagamenti in ritardo.
- Gli sconti per pagamenti anticipati non possono essere utilizzati a causa delle lunghe procedure coinvolte.
Conclusione
L'abbinamento a tre è la procedura di controllo della contabilità fornitori attraverso la quale tramite i tre passaggi viene verificata la contabilità fornitori. Qui, in una prima fase di acquisto, si verifica l'ordine, poi si raccolgono e si verificano i dati del reparto inventario e infine si verifica dalle scritture contabili. Dopo la verifica a tutti e tre i livelli, l'autorizzazione autorizza il pagamento della fattura. Tuttavia, questa procedura è lunga. Quindi richiede tempo e, allo stesso tempo, gli sconti per pagamenti anticipati non possono essere utilizzati a causa delle lunghe procedure.
