Cos'è la nota spese?
La nota spese è definita come il tipo di relazione che documenta le spese sostenute dall'azienda o dai dipendenti dell'azienda e può essere mantenuta su base mensile, trimestrale o annuale.
Spiegazione
- Ogni azienda di piccole e medie dimensioni mantiene una nota spese.
- Il livello di gestione media o il livello dipartimentale preparano tali rapporti.
- Può essere suddiviso in divisioni più piccole per determinare quale area o reparto dell'azienda costa di più all'organizzazione.
- L'azienda conserva tali rapporti a scopo di revisione.
- Presentano questo rapporto al top management dell'azienda. Il top management decide quale spesa rimborsare al dipendente e quale no.
- Le spese rimborsate vengono quindi utilizzate a riconoscimento dell'utile imponibile e contabile.
Caratteristiche
- La nota spese consiste nella politica di spesa del datore di lavoro per i suoi dipendenti. Documenta inoltre la politica di viaggio e intrattenimento in base alla quale le spese non saranno rimborsate al dipendente dal datore di lavoro.
- Viene mantenuto e preparato dal reparto spese e buste paga dell'organizzazione. Quando ricevono il rimborso del dipendente e il modulo di richiesta, sono quelli che verificherebbero i dettagli della spesa effettuata dal dipendente come condivisi secondo le ricevute e le prove applicabili e preparerebbero il rapporto saggio del dipendente.
Come creare una nota spese?
Diverse organizzazioni che operano in diversi settori hanno metodi e modelli diversi. Tuttavia, il reparto buste paga e rendiconto spese di qualsiasi organizzazione dovrebbe seguire i seguenti passaggi per creare e formulare
- Il dipartimento del libro paga dovrebbe avere le approvazioni sulla politica di spesa dai rispettivi dipartimenti dell'organizzazione.
- In base alla politica applicabile, il dirigente dovrebbe accedere al sistema di registrazione delle spese online o eseguire l'immissione dei dati nel consolidato Excel.
- L'esecutivo deve inserire la data in cui deve sostenere la spesa.
- Il dirigente deve inserire l'importo della spesa e menzionare il nome del fornitore applicabile.
- Dopo aver rivisto le informazioni inserite, come indicato nella ricevuta, il dirigente dovrebbe sottoporre il rapporto all'approvazione di livello successivo.
Esempio di nota spese
Prendiamo l'esempio di ABC Inc. Il dipendente si sta recando in loco per presentare un nuovo progetto. Il 23 gennaio 2019, il dipendente ha presentato una spesa per i pasti di $ 200, il costo dell'hotel di $ 100 e varie. costo di $ 250. Il 24 gennaio 2019, il dipendente ha dichiarato spese di intrattenimento e film di $ 130, insieme a una spesa per i pasti di $ 230 e una spesa per l'albergo per il soggiorno di $ 500.
Aiuta il dirigente del libro paga a preparare il rapporto delle spese dichiarate del dipendente.
Soluzione:
Preparare la nota spese come mostrato di seguito: -
I seguenti sarebbero i risultati: -
Colonne della nota spese
Le colonne normalmente sarebbero composte dai seguenti dettagli: -
- La data di spesa sostenuta.
- Il tipo o la natura della spesa;
- Il nome del fornitore da cui sono stati prelevati i servizi o acquistati gli articoli.
- La spesa ammonta.
- Il nome del responsabile del conto in cui dovrebbe essere menzionato e addebitato.
- Detrazioni e rettifiche su richieste precedenti fatte dai dipendenti;
- Ogni tipo di account dovrebbe essere subtotale.
- Il totale dell'importo complessivo da rimborsare come richiesto dal dipendente.
Importanza e utilizzo
Le note spese vengono mantenute per guidare la responsabilità in termini di abitudini di spesa dell'organizzazione. Queste sono le relazioni cui si potrebbe fare riferimento in caso di controversia finanziaria e attività di audit. Con una corretta manutenzione e responsabilità di questi rapporti su base periodica e regolare, si garantisce che i dipendenti stiano preparando il budget in piena responsabilità per mantenere l'azienda finanziariamente protetta e redditizia.
Tali rapporti rendono sia il dipendente che il datore di lavoro responsabili nei confronti delle imprese in termini di abitudini di spesa. Alcune spese godono della detrazione sul reddito imponibile secondo le leggi sull'imposta sul reddito, e quindi per godere di tali detrazioni, le grandi società devono presentare un rapporto consolidato all'ufficio delle entrate del paese. Può essere presentato come documento supplementare insieme alla dichiarazione delle spese totali applicabili nei moduli fiscali durante la dichiarazione delle imposte con il servizio delle entrate.
Benefici
- La nota spese rende più facile per il revisore verificare i dettagli delle spese dichiarate dall'azienda.
- Consente loro di verificare i dettagli delle spese con le ricevute disponibili e allegate dai dipendenti.
- Rafforza il controllo interno.
- Indica quale voce di spesa è rimborsabile e quale non è rimborsabile.
- C'è la disponibilità di molti software IT nei mercati che consentono all'azienda di preparare, formulare e personalizzare i report.
Inconvenienti
- Sono adatti per una grande azienda e non per imprenditori singoli e microimprese.
- Questi rapporti potrebbero non coincidere con le ricevute allegate dai dipendenti a causa di errori nell'inserimento dei dati delle informazioni.
- In parole più semplici, i report sono sempre soggetti a false dichiarazioni e frodi contabili.
- Aumenta i costi di amministrazione per la gestione delle voci e l'aggiornamento regolare delle voci di spesa nel sistema di reporting.
- È molto difficile monitorare ogni voce di spesa in base alla politica di spesa emessa se le dimensioni dell'organizzazione sono molto grandi.
Conclusione
Le note spese possono essere considerate come report che evidenziano il tipo di spese che possono essere rimborsate e il tipo di spese che non possono essere rimborsate. Il rimborso delle spese avviene secondo le leggi fiscali applicabili della nazione e la politica di spesa applicabile del datore di lavoro. Potrebbe essere utile per le grandi organizzazioni che normalmente devono sostenere enormi spese su base giornaliera e aiuta a semplificare il processo complessivo.
