Qual è il processo di contabilità clienti?
Il processo di contabilità clienti consiste in genere di quattro passaggi: prima l'azienda deve decidere le sue pratiche di credito per i clienti, in secondo luogo, la fatturazione delle merci vendute loro, il successivo è tracciare i pagamenti ricevuti e ancora da ricevere e, infine, la registrazione dei conti Saldi crediti del reparto contabilità.
La contabilità clienti è un tipo di conto che rappresenta un importo esigibile dall'organizzazione nei confronti dei propri clienti. Le organizzazioni possono essere impegnate nella fornitura di beni o servizi. Il corrispettivo per tale fornitura può essere ricevuto al momento della transazione o talvolta in una data successiva. Se il corrispettivo viene ricevuto in una data successiva, quindi durante il periodo tra la data di fornitura e quella di pagamento, tale importo è indicato dall'organizzazione come Contabilità clienti. Fa parte dell'attivo della società ed è generalmente classificato nell'attivo circolante.
Esempio di processo di contabilità clienti
ABC Pvt. Ltd. ha venduto merci a Mark Inc. per un valore di $ 1.000 il 15 febbraio 2019, e la società ha concesso un credito a Mark Inc. per 3 mesi e dopo tale semplice interesse verrà addebitato il 2% mensile e se il pagamento è stato ricevuto prima di 3 mesi, quindi sarà consentito uno sconto del 5%.
Situazione n. 1
Ora, come evidente, questo processo inizia solo quando la fornitura è stata effettuata a credito. L'inventario dovrebbe essere ridotto con la quantità fornita. Per registrare la vendita nei libri, un account con il nome "Mark Inc." deve essere creato nel sistema e la fattura deve essere emessa dopo aver menzionato i termini concordati.
La voce del diario sarebbe passata nei libri come:
Nella registrazione prima nota di cui sopra, Market Inc. è indicato nel raggruppamento dei crediti verso clienti come attività correnti nello stato patrimoniale fino al ricevimento del pagamento. E le vendite registrate in un conto economico.
Il flusso di cassa totale in questa situazione sarà pari a zero poiché la fornitura è stata effettuata a credito.
Situazione n. 2
Ora, se il pagamento viene ricevuto prima del completamento di 3 mesi, supponiamo che il 15 aprile 2019 venga concesso al cliente uno sconto del 5% concordato e lo stesso verrebbe registrato nei libri contabili passando la registrazione del diario come sotto (premere 3 account contemporaneamente)
Per le voci di cui sopra,
- Banca / Contanti - Il pagamento netto verrà ricevuto dopo aver dedotto lo sconto.
- $ 50 - è la spesa per l'azienda indicata nel conto economico
= $ 1000 * 5%
= $ 50
- $ 1000 - Il credito in conto sarà pari a zero in fase di realizzazione
L'afflusso di cassa totale in questa situazione sarà di $ 950 poiché il pagamento è stato effettuato in anticipo dopo la detrazione dello sconto.
Situazione # 3
Se il pagamento non viene realizzato entro 3 mesi, la società deve dare seguito inviando solleciti per il pagamento e supponiamo che l'importo sia stato ricevuto il 15 maggio 2019, quindi come concordato, verrà addebitato al cliente un interesse mensile del 2%. Sarebbe registrato nei libri passando la voce del diario come sotto (ha colpito 3 account contemporaneamente):
Per le voci di cui sopra,
- Banca / Contanti - Il pagamento verrà ricevuto comprensivo degli interessi di mora addebitati
- $ 20 - Reddito per la società indicato nel conto economico
= $ 1000 * 2%
= $ 20 - $ 1000 - Il credito in conto sarà pari a zero in fase di realizzazione
L'afflusso di cassa totale in questa situazione sarà di $ 1.020 poiché il pagamento è stato effettuato in ritardo, inclusi gli interessi di mora.
Situazione n.4
Se il pagamento non viene realizzato per un lungo periodo o diciamo solo che non vi è certezza di riceverlo in tutto o in parte, l'importo indicato come credito sarà considerato inesigibile nella misura del mancato realizzo dell'importo . (Crediti inesigibili come suggerisce il nome, debiti o crediti che si trasformano in crediti).
Supponiamo nell'esempio precedente, se Mark Inc. afferma che diventano insolventi e possono pagare solo il 40% dell'importo, il restante 60% verrà registrato come spesa per crediti inesigibili e verrebbe registrato nei libri ignorando la registrazione del diario come sotto (hit 3 account contemporaneamente)
Per le voci di cui sopra,
- Banca / Contanti - Pagamento netto nella misura realizzata
- $ 600 - Le spese per la società indicate nel conto economico o possono essere detratte dalle vendite e le vendite / entrate nette verranno mostrate nel conto economico.
= $ 1000 * 40%
= $ 400 - $ 1000 - Crediti verso clienti (ovvero, il conto di Mark Inc. nei libri contabili di una società) sarà pari a zero nella misura in cui realizzato è registrato nel conto bancario / contanti e l'importo nella misura in cui non realizzabile viene registrato come spese per crediti inesigibili.
L'afflusso di cassa totale in questa situazione sarà di $ 400 poiché il pagamento rimanente è stato trasformato in crediti inesigibili.
Completamento del processo di contabilità clienti
Termina quando l'importo viene ricevuto dal cliente. In base alle tendenze del settore, le aziende di solito effettuano forniture a credito. Secondo i principi contabili, le società devono rilevare tali importi recuperabili come crediti. Tuttavia, la velocità con cui un'azienda può trasformare i propri crediti in contanti indica la performance di un'azienda. I crediti verso clienti sono utilizzati anche per misurare vari rapporti. Uno dei rapporti critici è il rapporto Contabilità clienti e vendite.
Ad esempio, se una società ha un fatturato annuo di $ 1.000.000. I crediti verso clienti alla data di riferimento del bilancio ammontano a $ 20.000. In questo caso, il rapporto tra i crediti e le vendite della società sarà 20.000 * 100 / 1.000.000, ovvero 2.
Se l'azienda ha un rapporto inferiore rispetto al rapporto medio del settore, significa che un'azienda può recuperare l'importo dal proprio cliente più velocemente delle altre. Un rapporto tra crediti e vendite inferiore è migliore per la liquidità dell'azienda.
Conclusione
È evidente che se l'azienda dispone di un efficiente processo di contabilità clienti, ha una migliore posizione di cassa e ha un impatto positivo sul marketing, sulle vendite, sul servizio clienti e sulle operazioni complessive. Per un'elaborazione più rapida, la società di solito adotta diversi metodi come sconti ai clienti su pagamento anticipato, outsourcing e factoring dei debitori. L'azienda può sempre avviare un processo di riscossione in anticipo inviando promemoria e può abbreviare il periodo di credito. I servizi di factoring possono essere utilizzati nei casi in cui si verifica un fabbisogno di cassa immediato quando la società vende il proprio conto crediti a terzi con uno sconto e ottiene denaro istantaneo. Inoltre, tramite l'outsourcing, la terza parte realizza pagamenti dai debitori per conto dell'azienda e addebita una commissione per i propri servizi.
