Cos'è la gestione dei costi?
La gestione dei costi è parte integrante della gestione aziendale che funziona sulla base di stime, in cui vengono condotte varie attività come la raccolta dei dati, l'analisi dei dati e dei meccanismi, la valutazione del processo e la rendicontazione degli eventi in modo che il decisore può pianificare e controllare i requisiti di budget dell'organizzazione e quindi, consentendo al decisore di decidere se il progetto può essere completato entro il tempo specificato ed entro il budget specificato.
Spiegazione
- Prima di approfondire l'argomento della "gestione dei costi", diamo una rapida occhiata a "che cos'è un costo". Ora, il "Costo" non è altro che la misura (in termini di denaro) di sforzi, materiali, risorse, tempo consumato (ore o giorni o settimane o mesi), rischio e opportunità sono rinunciati nella produzione o consegna di un prodotto. Ciò significa che è l'importo che ha pagato o rinunciato per qualcosa da acquisire.
- Tornando all'argomento, questa è la gestione delle varie componenti del costo coinvolte nella fabbricazione del prodotto o nella fornitura del servizio.
- L'obiettivo del processo di gestione non è ridurre i costi ma ridurre il costo solo fino alla fase in cui la qualità del prodotto non è ostacolata.
Caratteristiche
- Pianificazione: qui viene inquadrato un piano o una serie di obiettivi. Il quadro include i budget, gli standard o le stime.
- Comunicazione: qui, il piano di cui sopra viene comunicato a coloro che stanno effettivamente per implementare il piano.
- Motivazione: qui, il piano viene valutato per le sue prestazioni.
- Valutazione: viene effettuato un confronto con gli obiettivi predeterminati e le prestazioni effettive.
- Processo decisionale: qui vengono intraprese azioni correttive o la serie di obiettivi viene rivista, a seconda dei requisiti dell'attività.
Processi
# 1 - Allocazione delle risorse
Qui, accertiamo il futuro fabbisogno di risorse a seconda dell'ambito di lavoro. Risorse quali fisiche, finanziarie, umane e informative sono necessarie per raggiungere gli obiettivi di base. Nella maggior parte dei casi, le risorse umane sono della massima importanza. D'altra parte, poche attività richiedono l'uso di materiali e materiali di consumo. Tuttavia, poche attività possono essere eseguite da strumenti automatizzati che potrebbero non richiedere alcun intervento umano.
# 2 - Stima dei costi
È la previsione della quantità, del costo e del prezzo delle risorse da utilizzare nel progetto. Coinvolge varie tecniche in cui le informazioni non finanziarie sul progetto vengono convertite in informazioni finanziarie. Tali output vengono utilizzati principalmente come input per la pianificazione e l'analisi del costo complessivo del progetto.
# 3 - Budget dei costi
È una parte integrante della stima dei costi. Tuttavia, nella definizione del budget dei costi, il costo complessivo viene allocato ai conti dei costi. Quindi, i conti dei costi vengono presi come base per il controllo dei costi per il confronto. Inoltre, i conti dei costi hanno uno scopo secondario, ovvero supportare il processo di contabilità dei costi. È necessario preventivare ogni costo in quanto il processo di produzione è limitato nel tempo. È importante affrontare anche i vincoli del flusso di cassa.
# 4 - Controllo dei costi
La base fatta sopra (cioè i conti dei costi) viene utilizzata per confrontare e valutare gli scostamenti. Le variazioni vengono analizzate per ottenere il minor costo possibile senza ostacolare la qualità del prodotto finale dell'organizzazione. Le spese e le prestazioni sono monitorate rispetto allo stato di avanzamento del progetto. Sulla base degli scostamenti, vengono intraprese azioni adeguate e correttive per evitare di superare i budget. Quando viene sostenuto il costo effettivo, il meccanismo di controllo dei costi aiuta ad analizzare gli scostamenti.
# 5 - Benchmarking
Benchmarking significa un obiettivo minimo da raggiungere. I benchmark non sono altro che registrazioni delle attività o dei compiti ad alte prestazioni o delle persone. Il benchmark aiuta ad aumentare le prestazioni complessive del progetto e quindi ad aumentare il valore del progetto. I benchmark possono anche essere scambiati tra due progetti, in cui uno dei progetti è completo sotto tutti gli aspetti materiali.
Tecniche di gestione dei costi con esempi
Diamo uno sguardo a queste tecniche con esempi:
Queste tecniche sono utilizzate per la gestione dei costi. Facciamo un esempio sul costo target come di seguito:
L'azienda vuole lanciare un nuovo prodotto denominato "DD" (franchisee). L'azienda è tenuta a pagare una royalty del 15% sul prezzo di vendita al proprietario dell'affiliato. Il prezzo di vendita previsto = $ 100 per articolo e la percentuale di profitto è del 25% sul prezzo di vendita. I dettagli dei costi sono i seguenti:
La domanda è determinare il costo target e la possibile riduzione dei costi.
Soluzione
- Calcola il costo target
- Calcola la struttura dei costi effettivi
- = 63-60
- = 3
Pertanto, secondo la tecnica di gestione dei costi target, la società dovrebbe ridurre i costi riducendo i costi di produzione di soli $ 3.
Fattori che influenzano la gestione dei costi
- Crescita nella tecnologia dell'informazione
- Concorrenza nazionale e globale
- Crescita dei servizi e dei settori manifatturiero
- Crescita della competitività globale
- Crescita del settore dei servizi
- Teoria dei vincoli che viene utilizzata nell'identificazione delle risorse critiche
- Attenzione al cliente
- Ricerca e sviluppo di nuovi prodotti
Importanza
Joe Biden ha giustamente detto una volta che: "Non dirmi cosa apprezzi, mostrami il tuo budget e ti dirò cosa apprezzi".
- Quindi, nessun progetto inizia senza mettere il budget. Il successo del progetto è deciso dal modo in cui il costo del progetto è stato gestito nel progetto. Potrebbe accadere che il progetto non possa essere completato entro il costo del progetto. Significa che i costi del progetto potrebbero essere stati superati e se ciò accade, è ovviamente considerato un fallimento del progetto. Pertanto, è importante stimare correttamente il costo.
- Se il punto di partenza, ovvero la pianificazione e la stima, vanno male, gli altri punti non sono utili. Inoltre, implementare la riduzione dei costi senza concentrarsi sulla sua gestione non servirà allo scopo.
Differenze tra gestione dei costi e controllo dei costi
C'è una certa differenza tra "dare indicazioni a una squadra" e "guidare una squadra". Ti rendi conto della differenza nel modo in cui le cose vengono svolte da ogni squadra? Un tipo simile di differenza si verifica nella gestione dei costi rispetto al controllo dei costi. Entrambi sembrano essere un sinonimo l'uno dell'altro. Tuttavia, non lo sono. C'è una differenza tra la gestione del costo e il controllo del costo.
# 1 - Gestione dei costi
Come spiegato in precedenza, si occupa principalmente dei processi a fasi in cui la pianificazione e il controllo del budget di un progetto sono della massima importanza. Questo si concentra sul mantenere tutte le cose entro il budget approvato. Le cose iniziano dalla fase iniziale di pianificazione e terminano con la valutazione delle prestazioni dopo il completamento del progetto.
# 2 - Controllo dei costi
Il controllo dei costi, d'altra parte, si occupa principalmente di intraprendere azioni appropriate con l'obiettivo di minimizzare il costo dei prodotti. Gli scostamenti vengono analizzati per monitorare le spese e le prestazioni. Sulla base dell'analisi è necessario intraprendere azioni appropriate. Il controllo dei costi si occupa di ciò che deve essere fatto, di ciò che è stato fatto, di ciò che resta da fare, dell'implementazione delle azioni correttive e del controllo delle azioni correttive. Quindi, se osservi, il controllo dei costi si concentra sulla limitazione del progetto durante la fase di esecuzione, ma la sua efficacia è calcolata dai processi di gestione dei costi.
Vantaggi
- Aiuta a controllare il costo specifico del progetto e quindi controlla anche il costo aziendale complessivo.
- È possibile prevedere spese e costi futuri. Pertanto, il ricavo previsto può essere calcolato facilmente.
- I costi predefiniti possono essere trattati come record per l'azienda.
- Aiuta a prendere quei punti di azione che sono necessari per assicurare che le risorse e le operazioni aziendali siano in linea per raggiungere gli obiettivi e gli obiettivi predefiniti.
- Aiuta ad analizzare le tendenze a lungo termine del business.
- Il costo effettivo sostenuto può essere confrontato con il budget per scoprire gli scostamenti. Queste variazioni aiutano a identificare se la spesa supera più di quanto previsto.
- Esamina anche i fattori esterni della concorrenza, la crescita del mercato, le esigenze dei clienti, la qualità del prodotto, l'erogazione del servizio, ecc. E non solo la riduzione dei costi.
- Aiuta nella differenziazione del prodotto e nella riduzione dei costi.
- Guida ulteriormente al miglioramento continuo per fornire un prodotto superiore in termini di qualità.
Conclusione
La gestione ha la sua importanza in ogni aspetto della nostra vita. Alla fine, dipende tutto da chi gestisce le cose. E quindi, la gestione è fondamentale anche in termini di costi coinvolti nel progetto. Ha un significato maggiore rispetto al controllo dei costi o alla riduzione dei costi. Queste tecniche aiutano a raggiungere facilmente tale scopo.
