La riconciliazione dei libri è la riconciliazione effettuata dalla società prima della chiusura dei suoi libri contabili al fine di garantire che i libri siano aggiornati e non vi siano manipolazioni o frodi nei libri contabili della società.
Riconciliazione dei libri
Come tutti sappiamo, i libri dei conti sono i modelli di qualsiasi attività commerciale. La tenuta dei libri contabili è la chiave per la gestione finanziaria.
Tuttavia, mantenere i libri contabili non è sufficiente. È inoltre necessario che i conti siano accurati e completi. Sono possibili vari controlli e controlli per garantire ciò, ma uno dei modi più basilari ed essenziali è "Riconciliazione dei libri".
- Cos'è la riconciliazione?
- Quando si fa la riconciliazione?
- Qual è il periodo per il quale si fa la riconciliazione?
- Perché dovrebbe essere eseguita la riconciliazione?
- Migliori pratiche per il processo di riconciliazione
- Come appare una dichiarazione di riconciliazione?
- Quali sono i tipi di riconciliazioni?
- # 1 - Riconciliazione bancaria
- # 2 - Riconciliazione dei fornitori
- # 3 - Riconciliazione dei clienti
- # 4 - Riconciliazione interaziendale / li>
- # 5 - Riconciliazione specifica per l'azienda
- Suggerimenti utili per la signora Excel durante l'esecuzione delle riconciliazioni
Cos'è la riconciliazione?
È un processo che confronta due set di record e analizza le differenze tra i due set, se presenti.
Questi due set di record possono essere qualsiasi cosa dell'intera gamma dei libri dei conti. In genere, una serie di record è un libro mastro dei libri contabili della società stessa che deve essere riconciliata e la seconda serie di record è ottenuta da fonti interne o esterne.
ad esempio, confrontando il portafoglio bancario (fonte interna) con l'estratto conto (fonte esterna).
Quando si fa la riconciliazione?
Viene generalmente effettuato prima della chiusura dei conti. Si consiglia di farlo mensilmente in modo che i libri siano aggiornati, ma possono anche essere effettuati su base trimestrale o annuale.
Più pesante è il volume più dovrebbe essere la frequenza della riconciliazione in modo che il processo di riconciliazione sia più fluido.
Dovrebbero essere effettuati su base annuale prima che i libri siano certificati dai revisori. La maggior parte delle riconciliazioni è un prerequisito ai fini dei test di audit. Dall'entrata in vigore del Sarbanes Oxley (SOX) nel 2002, le riconciliazioni sono diventate ancora più critiche poiché la conformità richiesta è salita a un livello diverso.
Qual è il periodo per il quale si fa la riconciliazione?
Uno degli aspetti critici di cui occuparsi durante l'esecuzione della riconciliazione è che il periodo per entrambi i set di record dovrebbe essere lo stesso.
Continuando con l'esempio sopra riportato, è molto illogico confrontare il portafoglio bancario estratto per il periodo dal 1 ° gennaio 16 al 31 marzo 16 con l'estratto conto dal 1 ° gennaio 16 al 30 giugno 16. Dovrebbe esserci una base comune per il confronto.
Inoltre, una cosa essenziale da considerare è che il saldo di apertura o di inizio dovrebbe essere sempre uguale per entrambi i set di record. Nel caso precedente, se i saldi al 1 ° gennaio-16 non sono identici, questa differenza dovrebbe prima essere rettificata piuttosto che procedere con la riconciliazione dal 1 ° gennaio-16 al 31-marzo-16.
Perché dovrebbe essere eseguita la riconciliazione?
Rileva le frodi
- È facile manipolare i libri contabili. Un modo per individuare le frodi è attraverso la riconciliazione. Cerchiamo di capirlo con un esempio.
- Il cassiere di ABC Corporation sta commettendo una frode non registrando il denaro ricevuto dai clienti. In questo modo, il cliente e i registri di cassa rimangono invariati e può intascare il denaro ricevuto.
- Un modo semplice per rilevare frodi come questa è eseguire la riconciliazione del registro dei clienti. Quando il libro mastro del cliente nei libri di ABC viene confrontato con il libro mastro di ABC nei libri del cliente, i saldi non si legheranno e la frode verrà rilevata.
Assicurati che i record siano completi:
- A volte, alcune attività influiscono sui nostri libri ma non vengono instradate attraverso il team di account e, di conseguenza, potrebbero non essere rilevate.
- Un piccolo esempio è un assegno depositato da un cliente direttamente sul conto bancario. Se il cliente non informa, il libro mastro bancario, così come il libro mastro cliente, sarà incompleto, determinando una falsa rappresentazione dei fatti.
Assicurati che i record siano accurati:
- Ci sono possibilità di errori umani nel processo di contabilità.
- Un esempio di errori umani è il posizionamento errato delle cifre, ad esempio, il valore effettivo delle vendite era Rs. 99.736, che è stato registrato in modo errato come Rs. 97.936.
- Questi possono essere trovati durante la riconciliazione degli account. Questi non sono altro che errori di trasposizione e in questo caso la differenza è generalmente divisibile per 9.
Migliori pratiche per il processo di riconciliazione
Alcune delle migliori pratiche che possono essere adottate in modo che la riconciliazione aiuti a raggiungere il suo scopo sono le seguenti:
- Le aziende dovrebbero impostare un processo di riconciliazione da seguire internamente. Dovrebbe riguardare la frequenza, i conti chiave per i quali deve essere effettuata la riconciliazione, formati standardizzati, ecc. Questi processi varieranno a seconda del volume, del tipo di industria, delle aree ad alto rischio, ecc. La politica dovrebbe essere preparata e fatta circolare Il team Finance & Accounts regolarmente.
- Dovrebbe essere seguita la separazione dei compiti. Significa che i dipendenti che registrano le voci nei libri contabili non dovrebbero far parte del processo di riconciliazione. Garantirà che uno ricontrolli il lavoro svolto da un altro.
- È necessario seguire la matrice delle autorità per il processo maker-checker. Anche le dichiarazioni di riconciliazione dovrebbero essere preparate e controllate da diversi dipendenti in base alla designazione. Il dirigente può preparare il rendiconto di riconciliazione e il gestore può verificarlo.
- La corretta approvazione dovrebbe essere presa dal preparatore e dal controllore in modo che le persone si sentano abbastanza responsabili.
- Dovrebbero essere fissate tempistiche rigorose per il completamento delle riconciliazioni al fine di individuare le frodi e intraprendere azioni tempestive.
- L'ambito dell'audit interno dovrebbe includere anche il controllo di questi prospetti di riconciliazione.
- Il processo di approvazione deve essere impostato per il passaggio delle voci di rettifica (se rilevate durante il processo di riconciliazione) per la correzione dei conti. Garantirà l'aggiornamento periodico dei dirigenti intermedi e superiori.
- I documenti di supporto (come estratto conto bancario, libro mastro del cliente, ecc.) Dovrebbero formare parte del rendiconto di riconciliazione su cui è necessario ottenere l'approvazione.
Come appare una dichiarazione di riconciliazione?
Una dichiarazione di riconciliazione dovrebbe essere il più semplice possibile. Dovrebbe includere i dettagli necessari come quale libro mastro viene riconciliato, qual è il periodo di riconciliazione, quando viene preparata la riconciliazione, chi ha preparato, controllato, approvato, ecc.
Quello che segue è un formato semplice del rendiconto di riconciliazione:
| ABC Co. | |||
| Dichiarazione di riconciliazione bancaria al 31 marzo 16 | |||
| Conto bancario n. 00000xxxxxx | |||
| Saldo come da libri contabili al 31 marzo 16 | xxx | ||
| Inserisci: | Regolazione 1 | xxx | |
| Regolazione 2 | xxx | ||
| Regolazione 3 | xxx | xxx | |
| Di meno: | Regolazione 4 | xxx | |
| Regolazione 5 | xxx | xxx | |
| Regolazione 6 | |||
| Saldo come da estratto conto bancario del 31 marzo 16 | xxx | ||
| Preparato da: ragioniere | |||
| Controllato da: Manager | |||
| Verificato da: Finance Controller | |||
Uno dei due set può essere preso come base e gli aggiustamenti dovrebbero essere aggiunti o sottratti, arrivando così alla cifra di bilanciamento.
Nel formato di cui sopra, il libro bancario è preso come base. Tuttavia, se si considera l'estratto conto come base, tutte le rettifiche saranno stornate. I seguenti due casi aiuteranno a capirlo meglio:
Caso A - Prendendo come base il libretto bancario
| Saldo come da libri contabili al 31 marzo 16 | 9.700 | ||
| Inserisci: | Assegni emessi ma non depositati | 10.000 | |
| Banca Interessata accreditata dalla Banca | 75 | 10.075 | |
| Di meno: | Spese bancarie non registrate | 175 | 175 |
| Saldo come da estratto conto bancario del 31 marzo 16 | 19.600 |
Caso B - Prendendo come base l'estratto conto bancario
| Saldo come da estratto conto bancario del 31 marzo 16 | 19.600 | ||
| Inserisci: | Spese bancarie non registrate | 175 | 175 |
| Di meno: | Assegni emessi ma non depositati | 10.000 | 175 |
| Banca Interessata accreditata dalla Banca | 75 | 10.075 | |
| Saldo come da libri contabili al 31 marzo 16 | 9.700 |
Quali sono i tipi di riconciliazioni?
Rendiconti di riconciliazione di base essenziali e preparati nella contabilità aziendale quotidiana:
- riconciliazione bancaria
- Riconciliazione fornitori
- Riconciliazione dei clienti
- Riconciliazione interaziendale
- Riconciliazione specifica per l'azienda
Discuteremo ciascuna di queste affermazioni in dettaglio:
# 1 - Riconciliazione bancaria
Viene predisposto un prospetto di riconciliazione bancaria delle transazioni effettive riflesse nell'estratto conto bancario rispetto alle transazioni registrate nel nostro portafoglio bancario.
Alcuni dei motivi della differenza tra il libro bancario e l'estratto conto bancario sono:
- Assegno emesso a un venditore ma presentato in un secondo momento
(A volte, ci sono assegni che compaiono nell'estratto conto che sono molto vecchi. Sono obsoleti e non possono nemmeno essere più depositati. È meglio cancellarli e tenere pulito il libretto bancario.)
- L'importo depositato da un cliente direttamente sul nostro conto bancario
- Interesse bancario accreditato dalla banca
- Spese bancarie addebitate dalla banca
- Errori bancari (sebbene rari, gli errori possono verificarsi a causa di errori di immissione dati sono possibili anche dalla banca)
Tutte le attività relative al pagamento e alla ricevuta vengono tracciate attraverso il libretto bancario. Riconciliarlo aiuta a mantenerlo aggiornato.
Per semplificarci la vita, la maggior parte degli ERP contabili dispone di funzionalità integrate che aiutano a estrarre direttamente l'estratto conto di riconciliazione bancaria.
Il concetto di base utilizzato in questi ERP è registrare la "data bancaria" per ogni transazione. Una data bancaria è una data in cui la transazione viene riflessa nell'estratto conto. ERP estrae un report basato sulla "Data del documento" rispetto alla "Data della banca".
# 2 - Riconciliazione dei fornitori
Viene redatto un prospetto di riconciliazione del fornitore per assicurarsi che le registrazioni contabili trasmesse nei libri del venditore siano in linea con le registrazioni contabili trasmesse nei nostri libri.
I motivi delle deviazioni sono i seguenti:
- Il Venditore non può prenotare resi di acquisto prenotati da noi.
- Gli assegni emessi da noi potrebbero non essere riportati nei loro libri. Generalmente accade quando l'assegno viene smarrito o perso durante il trasporto.
- Merci in transito non registrate da noi ma registrate dal venditore;
# 3 - Riconciliazione dei clienti
Un rendiconto di riconciliazione cliente è molto simile alla riconciliazione fornitore. È pronto per controllare se i libri del cliente sono sincronizzati con i nostri libri. La maggior parte delle aziende considera la riconciliazione dei clienti una priorità rispetto alla riconciliazione dei fornitori. È perché si riceve denaro dai clienti ed è sempre meglio conciliare in modo che i pagamenti non siano in sospeso a causa di alcune problematiche relative alle registrazioni contabili.
I motivi delle deviazioni sono i seguenti:
- I resi prenotati dai clienti non compaiono nei nostri libri.
- Tasse detratte dal cliente non contabilizzate nei nostri libri.
- Merci in transito registrate come vendita nel nostro libro mastro.
- Pagamenti trasferiti direttamente sul nostro conto bancario non registrati.
Una buona pratica consiste nell'eseguire riconciliazioni mensili dei clienti a rotazione. Supponiamo che un'azienda abbia 100 clienti dispari e che le riconciliazioni di circa 10-15 registri dei clienti dovrebbero essere fatte ogni mese.
Inoltre, una volta completata la riconciliazione e certificata da entrambe le parti, è possibile emettere un certificato di conferma del saldo per il periodo specificato. Garantirà che i saldi di apertura non debbano essere ricontrollati. Aiuta anche a risolvere le controversie.
# 4 - Riconciliazione interaziendale
Le società del Gruppo (Holding, controllate, ecc.) Devono predisporre libri contabili consolidati. Questi libri devono eliminare le transazioni interaziendali come la vendita da Holding Co. alla sua società controllata.Per questo, diventa estremamente importante che i loro libri contabili siano sempre sincronizzati e, quindi, dovrebbero essere riconciliati regolarmente prima del processo di consolidamento .
# 5 - Riconciliazione specifica per l'azienda
Ogni azienda dovrà preparare altre riconciliazioni oltre a quelle di base sopra menzionate. Un esempio di ciò è la riconciliazione dei costi delle merci
Questa riconciliazione non si applicherà al settore dei servizi in quanto non detengono l'inventario. Tuttavia, è vitale per le aziende che detengono l'inventario.
Qual è il costo della merce venduta?
Costo della merce venduta = Stock iniziale + Acquisti - Stock finale
Costo della merce venduta = Vendita - Profitto
Uno dei due metodi può arrivare al costo della merce. Entrambi devono essere la stessa quantità. In caso contrario, dovrebbe essere preparata una dichiarazione di riconciliazione per scoprire i motivi delle differenze. Inoltre, dovrebbe essere eseguita la verifica fisica delle scorte finali e la stessa dovrebbe essere riconciliata con le scorte finali che appaiono nei libri contabili.
Video sulla riconciliazione dei libri
Suggerimenti utili per MS Excel durante l'esecuzione delle riconciliazioni
- Un modello standardizzato dovrebbe essere preparato con tutte le formule essenziali in Excel. (È possibile utilizzare il formato illustrato sopra)
- Nel caso della riconciliazione fornitore / cliente, N. fattura funge da campo standard che può essere utilizzato come base per eseguire la funzione Vlookup e rendere più semplice il processo di riconciliazione. Assicurati di fare una pasta speciale dopo aver usato la funzione Excel Vlookup.
- Filtrare separatamente le voci di addebito e accredito e riconciliarle individualmente. Un altro modo per separare le voci è filtrarle in base al tipo, ovvero pagamenti, fatture, resi, altre rettifiche. Riconciliarli separatamente e quindi sommare le differenze si rivelerà utile.
