Cos'è la procedura contabile?
La procedura contabile è definita come il processo di natura standardizzata che svolge una specifica funzione contabile che è progettata per incorporare migliori politiche di gestione del rischio in modo che queste funzioni siano espletate in modo più produttivo ed efficiente. Il reparto contabilità svolge diverse funzioni come eseguire fatture per i propri clienti, fornire fatture ai fornitori, eseguire riconciliazioni bancarie e quindi tali attività richiedono normalmente procedure complete e semplificate.
Caratteristiche della procedura contabile
# 1 - Raccolta di informazioni finanziarie
Inizia con la raccolta di documenti finanziari. Le informazioni raccolte possono essere registrate e mantenute in modalità fisica o elettrica. I nastri del registratore di cassa, le fatture in entrata, le ricevute, i registri degli stipendi, le ricevute di viaggio e i moduli insieme alle fatture sono esempi di documenti finanziari.
# 2 - Riconciliazione e verifica dell'account
Una volta connessi al sistema, i contabili verificano le informazioni finanziarie con le prove disponibili. La riconciliazione dei conti e la rendicontazione interna ed esterna vengono eseguite secondo le procedure contabili stabilite. Queste procedure dovrebbero essere progettate e costruite in modo tale da registrare informazioni valide, obiettive e accurate. Le procedure dovrebbero essere coerenti e comparabili.
Esempi di procedure contabili
Esempio 1
Il miglior esempio per descrivere il punto precedente è quello della valutazione dell'inventario. Una volta stabilito che le scorte devono essere registrate e valutate utilizzando il metodo delle scorte first-in first-out, non è necessario modificarle con un metodo di valutazione alternativo come quello del metodo dell'inventario LIFO o del metodo della media ponderata.
Esempio n. 2
Un altro esempio potrebbe essere le procedure di fatturazione in cui le fatture vengono generalmente emesse ai clienti. Ciò comporta tre attività generali, vale a dire la raccolta di informazioni per le fatture, la creazione di fatture e la loro restituzione ai clienti. Le persone responsabili del processo di fatturazione possono rivedere le informazioni di fatturazione giornaliere e verificare i prezzi per elaborare l'ordine. Una volta completata l'attività di revisione, può chiedere al sistema di stampare le fatture in un batch e in cui tali fatture stampate vengono quindi inviate all'indirizzo di fatturazione.
Esempio n. 3
La determinazione del libro paga per i dipendenti è un altro esempio. Il dirigente del libro paga può raccogliere le seguenti informazioni, come le schede delle ore in cui può rivedere e approvare le schede delle attività per registrare le ore trascorse dai dipendenti che lavorano per tale attività. Per le mansioni svolte, viene applicata l'aliquota salariale corrispondente, che a sua volta viene utilizzata per determinare la retribuzione lorda e la retribuzione netta al netto delle detrazioni fiscali.
Esempio n. 4
Un altro esempio è il calcolo dell'ammortamento delle immobilizzazioni. Sulla base dei requisiti di rendicontazione sulle imposte o per scopi contabili, l'adozione del metodo di ammortamento MACRS o di ammortamento lineare può essere presa in considerazione per determinare la spesa di ammortamento del bene.
Vantaggi
- L'IT aiuta nel processo decisionale in quanto fornisce una struttura e anche un'efficace divisione del lavoro tra i reparti contabili.
- Diverse procedure contabili richiedono diversi livelli di specializzazione e competenze per registrare le informazioni nei sistemi contabili.
- Aiuta nella registrazione di informazioni di natura finanziaria e non finanziaria.
- Assicura che le informazioni registrate possano essere verificate in modo incrociato. Aiuta a redigere bilanci di natura uniforme e che potrebbero essere utilizzati per analisi di settore.
- L'applicazione delle corrette procedure contabili garantisce efficienza e risparmio di tempo in termini di registrazione delle informazioni nel sistema.
- Assicura che i record aziendali siano mantenuti in ordine cronologico.
- Assicura che l'azienda rispetti tutte le conformità legali e normative.
Svantaggi
- I conti tenuti e formati secondo le procedure contabili possono essere facilmente manipolati se i processi non vengono rivisti secondo le presenti linee guida applicabili prescritte dai principi contabili e dalla conformità legale.
- Le informazioni condivise e preparate attraverso le procedure adottate possono essere distorte a causa di errori e giudizi umani.
- Il mancato rispetto dei principi contabili nelle procedure può comportare l'errata registrazione delle informazioni.
- Aiuta nella divisione del lavoro tra i diversi reparti. Tuttavia, si traduce anche nella creazione di silos non necessari, che a sua volta produce difficoltà nel processo di riconciliazione delle informazioni finanziarie.
Conclusione
Le procedure contabili sono un insieme di attività o processi che aiutano il reparto contabilità a snellire ed eseguire utili funzioni contabili. Ciò garantisce una migliore gestione delle informazioni con una maggiore trasparenza e una solida segnalazione dei fatti. Procedure di contabilità corrette e puntuali aiutano nella preparazione di rendiconti finanziari utili e accurati.
