Struttura di scomposizione del lavoro di Excel
Una struttura di suddivisione del lavoro (WBS) in Excel viene utilizzata per rappresentare visivamente l'ordinamento di diverse attività e attività di progetto, la pianificazione delle risorse durante la pianificazione del progetto. Ci consente di dividere o dividere il progetto in parti più gestibili classificando le attività del progetto in una gerarchia di eventi che sono ulteriormente suddivise in una serie di attività che non dipendono da nessun'altra attività per il completamento. Inoltre, viene utilizzato per allocare attrezzature, costi, materiali, manodopera e durata corrispondenti per il completamento di ciascuna attività.
Come creare una struttura di suddivisione del lavoro in Excel?
Esempio 1
Sono disponibili modelli per i modelli di suddivisione del lavoro in Excel. Con questi modelli, possiamo creare due tipi di struttura di suddivisione del lavoro:
Struttura ad albero
Questa struttura si presenta come segue:
Visualizzazione tabulare
Questo appare come di seguito:
Passaggio 1: raccolta degli input
Prima della creazione di WBS, sono necessari diversi input. Gli input di WBS sono costituiti da:
- Dichiarazione dell'ambito del progetto: questa è una descrizione dettagliata delle attività e dei risultati del progetto
- Dichiarazione dei requisiti: questa è una descrizione dettagliata del risultato che sarebbe stato fornito
- Asset dei processi organizzativi: include politiche, linee guida, modelli, procedure, piani dell'organizzazione
- Piano di gestione dell'ambito del progetto: questo è un documento che aiuta a capire come possono essere gestite le modifiche all'ambito del progetto
Fase 2: raccolta del team e degli stakeholder
Questo passaggio implica l'identificazione di chi può aiutare a creare la WBS. Richiede la collaborazione con i membri del team. Ad esempio, i membri del team possono aiutare a annotare tutte le attività per il completamento del progetto.
Fase 3: determinazione della rappresentazione e dell'approccio della WBS
La rappresentazione potrebbe essere una vista tabulare o una struttura ad albero come descritto sopra. Ad esempio, per un particolare progetto, le due viste di WBS sono le seguenti:
Passaggio 4: definizione dei principali risultati e livelli
Ciò include la suddivisione dei principali risultati finali in componenti e livelli aggiuntivi. Ci sono tre livelli in una WBS. Il primo è il progetto completo, il secondo include tutti i deliverable richiesti per il completamento del progetto e il terzo include la divisione o la scomposizione dei deliverable in parti più piccole come i pacchetti di lavoro. Ai pacchetti di lavoro è associata una regola, ovvero non devono essere completati in meno di 8 o più di 80 ore. Questa regola 8/80 viene applicata solo ai pacchetti di lavoro in quanto questi sono gli elementi che vengono assegnati al membro del team insieme a una scadenza assegnata.
Passaggio 5: regola del 100%
Questa regola afferma che ogni livello di suddivisione nella WBS deve avere tutti gli elementi deliverable che rappresentano il 100% del deliverable principale. Questa regola è essenziale per garantire che non vi siano duplicati. Per questo, è necessario garantire che la somma di tutti i deliverable di WBS rappresenti il 100% del progetto completo. Il 100% dovrebbe essere applicato a tutti i sottolivelli per ottenere risultati ottimali.
Passaggio 6: schema di numerazione
Dopo aver definito i componenti WBS, a ciascun componente deve essere assegnato un numero che può essere indicato come ID WBS. Questo rappresenta la posizione nella struttura WBS in cui è posizionato ogni livello di WBS. Nel primo livello, il primo numero o ID dovrebbe essere 1 e i seguenti componenti numerati successivamente in sequenza. Ad esempio, 1.1 sarebbe assegnato per il primo elemento di sottolivello, 1.1.1 per ulteriori elementi di sottolivello. 1.2 sarebbe assegnato per un altro sottoelemento di primo livello.
Passaggio 7: dizionario WBS
Questo è un documento che descrive tutti gli elementi di WBS.
Quindi, dopo tutti questi passaggi, un modello WBS vorrebbe di seguito:
Le descrizioni delle attività possono essere rientrate manualmente utilizzando i pulsanti "Rientro" nella scheda "Home" o utilizzando la formattazione condizionale. Inoltre, un altro approccio potrebbe essere quello di creare un elenco in cui lo schema di numerazione è anche una parte della descrizione dell'attività in modo che non sia richiesto alcun rientro aggiuntivo.
Esempio n. 2
Dopo aver decomposto il progetto, ora configuriamo Excel per l'accesso o la ricezione dei dati. Ora vediamo di seguito come possiamo creare uno di questi modelli in Excel:
Passaggio 1: crea le colonne seguenti nella parte superiore:
- ID attività
- Descrizione del compito
- Predecessore
- Proprietario
- Ruolo
- % Completamento
- Data d'inizio
- Data di fine
- Spedire a
Passaggio 2: dopo la creazione di queste colonne, le celle devono essere formattate. Innanzitutto, formattiamo l'ID attività della cella. Per formattarlo, evidenziamo prima la colonna designata per i numeri ID attività facendo clic sulla lettera nella parte superiore della colonna. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla colonna selezionata, quindi selezionare "Formato celle" -> "Numero" e impostare le posizioni decimali su 1. Successivamente, formatteremo la colonna: Predecessore, che terrà traccia delle dipendenze delle attività. Questo deve essere impostato allo stesso modo di "ID attività". "Data di inizio" e "Data di fine" devono essere impostate per accettare le date inserite.
Passaggio 3: immettere i dati.
Passaggio 4: Successivamente possiamo utilizzare la formattazione condizionale per varie attività, ad esempio, supponiamo di voler evidenziare le attività associate a un particolare deliverable, o assegnate a un particolare membro, o attività che sono scadute entro un determinato intervallo di tempo
Passaggio 5: possiamo vedere anche la funzione "barra dati" per rappresentare graficamente una colonna come "% completamento". È possibile accedere a questa funzione dal menu a discesa "Formattazione condizionale".
Cose da ricordare
- Per creare una WBS efficiente, è necessario utilizzare nomi anziché verbi per mantenere l'attenzione sui risultati finali.
- È necessario utilizzare una gerarchia o una struttura ad albero per illustrare la relazione dei risultati finali per l'ambito del progetto.
- Durante il drill down dei livelli di WBS, è necessario seguire la regola del 100%.
- La WBS dovrebbe essere costruita in collaborazione con tutti i membri.
- Il livello più alto di WBS rappresenta il progetto finale.
- La durata di ciascuna attività non deve essere superiore a 10 giorni.
- Ogni attività dovrebbe essere unica e non dovrebbero esserci duplicati.
- Può aiutare nella stima dettagliata dei costi.
