Cos'è la gestione per eccezione?
La gestione per eccezione è una strategia di gestione aziendale che afferma che i manager e i supervisori dovrebbero esaminare, indagare e sviluppare soluzioni solo per quei problemi in cui vi è una deviazione da standard, norme, pratiche aziendali o qualsiasi altro obiettivo finanziario come deviazione dei profitti, problemi di qualità, problemi infrastrutturali, ecc. invece di esaminare e affrontare ogni attività aziendale di routine.
Spiegazione
La gestione per eccezione è il sistema di individuazione e segnalazione di una situazione alla direzione solo nel caso in cui vi sia un effettivo requisito di personale a livello di manager. Lo scopo fondamentale è quello di utilizzare il tempo di gestione nel modo più efficiente e migliore possibile coinvolgendoli solo quando c'è una deviazione importante dalla routine o dai normali risultati aziendali.
Di conseguenza, avranno più tempo per esaminare una questione importante che coinvolge variazioni maggiori e possono dare il meglio per mettere a punto il problema, mentre altre questioni minori possono essere gestite direttamente dal personale di livello inferiore. Aiuta la direzione a rilevare e superare gli ostacoli che richiedono un processo decisionale e ad intraprendere le azioni più adatte. In questo sistema, la direzione è fornita di un rapporto dettagliato completo, conciso e invariato che copre tutti gli aspetti principali della questione.
Come funziona?
La gestione per eccezione opera nelle seguenti fasi:
# 1 - Fase di misurazione
In questa prima fase di gestione per eccezione, i dati relativi alle operazioni aziendali vengono accumulati e valutati, che include la misurazione delle prestazioni di tutti gli input disponibili che vanno dagli sforzi utilizzati per raggiungere gli obiettivi per l'azienda, la sua ottimizzazione, il flusso di cassa, il modo in cui le risorse finanziarie vengono utilizzato per fornire servizi o produrre beni a scopo di lucro, uso e spreco di materie prime e la sua economia attraverso l'acquisto, la lavorazione e lo stoccaggio fino alla consegna dei prodotti finiti.
Tutte queste informazioni riguardano quasi tutti i fattori utilizzati per la misurazione quantificabile, come l'applicazione di standard del tempo, dati di stock, dati di bilancio, risultati dell'ispezione dei prodotti finiti, stock disponibili per la vendita, dati sull'utilizzo dei macchinari, attività correnti, ecc.
# 2 - Fase di proiezione
In questa fase vengono esaminate le misurazioni utilizzate utili per il raggiungimento degli obiettivi aziendali. Sulla base dei dati storici, le proiezioni vengono preparate applicando conoscenze statistiche come significatività, probabilità, confidenza, deviazione standard, dimensione del campione, correlazione. Successivamente, i piani vengono sviluppati secondo le previsioni. Nello scenario attuale, una strategia di previsione completa è ampiamente verificata da tutti i possibili risultati come procedure e politiche esistenti, capacità e adeguatezza delle attrezzature e del personale, struttura organizzativa, ecc. Se necessario, i piani possono essere modificati.
# 3 - Fase di selezione
In questa fase, dopo aver vagliato attentamente tutti i piani, viene selezionato e implementato il migliore. Di conseguenza, viene adottato il sistema, che la direzione ritiene sia il migliore per il raggiungimento degli obiettivi aziendali.
# 4 - Fase di osservazione
In questa fase, il processo selezionato e l'avanzamento e le prestazioni della strategia vengono monitorati periodicamente. Il sistema deve possedere qualità come deve essere automatico, affidabile e deve essere adeguato. Adeguatezza qui significa che i dati devono essere precisi che non siano né troppo grandi né troppo piccoli, devono essere all'altezza del marchio che riporta tutte le informazioni pertinenti richieste.
# 5 - Fase di confronto
In questa fase, lo stato di avanzamento dei lavori viene valutato e confrontato con una road-map prestabilita per identificare eventuali deviazioni. A seconda della natura della deviazione, viene classificata come deviazione maggiore, minore o qualsiasi altra classe di deviazione simile.
# 6 - Fase di azione
Sulla base della deviazione individuata nella fase di confronto, vengono sviluppati ulteriori punti di azione. Le strategie vengono implementate con l'obiettivo di portare la capacità e le prestazioni al livello desiderato o di apportare eventuali modifiche alle previsioni in modo da garantire prestazioni ottimali.
Gestione per esempi di eccezione
Esempio finanziario: il chief financial controller (CFC) di Henry Inc. è fortemente impegnato in vari lavori, riunioni e altri impegni. Per ridurre l'onere del suo lavoro, la direzione ha sviluppato una volta, dopo un'analisi approfondita, seguendo limiti definiti oltre i quali la questione deve essere segnalata a CFC e richiede la sua previa approvazione: -
Le vendite e le spese ABP erano $ 8,00.000 e $ 6,00.000 mentre le vendite e le spese effettive erano $ 6,00.000 e 3,00.000. Determinare se la questione deve essere segnalata a CFC?
Soluzione:
- Entrate: le entrate effettive sono $ 6,00.000, che è più del 50% di ABP ($ 8,00.000 x 50% ovvero $ 4,00.000). Inoltre, più di $ 5,00.000. Pertanto, questo problema non verrà segnalato a CFC poiché le condizioni non sono soddisfatte.
- Spese: le spese effettive sono $ 3,00.000, che è più del 40% di ABP ($ 6,00.000 x 40%, ovvero, 2,40.000) e hanno anche superato il limite di $ 2,50.000, qui la questione diventa cruciale e deve essere segnalata a CFC per ulteriori analisi e processi decisionali per la correzione e la corrispondenza con gli standard stabiliti.
Gestione per eccezione e gestione passiva per eccezione
La gestione attiva per eccezione è dove la direzione è attiva in anticipo per affrontare le situazioni, assistere nei problemi e ha la partecipazione in tempo reale a tutte le attività e tiene d'occhio ciò che il suo personale sta facendo per superare gli errori prima che si verifichino.
Il secondo è la gestione passiva per eccezione, in cui la gestione si interrompe solo quando gli obiettivi desiderati non vengono raggiunti e il cambiamento nella pianificazione deve essere fatto e sono necessarie azioni correttive. Questo metodo di solito entra in azione solo nel caso in cui si verifichi un evento insolito. Ogni metodo ha la sua importanza e si può scegliere uno di essi in base ai requisiti aziendali.
Un approccio passivo è utile per le aziende che hanno un ambiente rilassato e il personale che comprende i propri ruoli e responsabilità. Questo può aiutare a incoraggiare il morale del personale e ad essere indipendente. Mentre un approccio attivo può essere utilizzato da nuovi imminenti meno attenti, con personale inferiore, organizzazione più rigorosa poiché hanno bisogno di una guida passo passo per completare il loro lavoro.
Vantaggi
- Aiuta a utilizzare al meglio il tempo poiché ai manager viene chiesto di risolvere i problemi solo a livelli cruciali.
- Poiché i manager sono liberi dal lavoro di routine, possono applicare tutta la loro energia concentrando gli sforzi sui problemi critici.
- A causa del carico di lavoro limitato, i manager possono sottoporsi a un'analisi dettagliata del lavoro da svolgere.
- Le attività di gestione e il controllo sono aumentati dalla direzione per eccezione.
- Aiuta ad accedere facilmente alle tendenze passate e ai vecchi lavori.
- Prevede le opportunità di gestione e i problemi che potrebbero sorgere in futuro.
- In questo processo sono coinvolti sforzi sia qualitativi che quantitativi.
- Riduce la quantità di risultati finanziari e operativi che possono essere visualizzati dalla direzione.
- Aiuta il personale inferiore e subordinato a implementare le proprie idee per raggiungere l'obiettivo desiderato.
Svantaggi
- Si basa sui risultati passati con i quali vengono confrontati i dati attuali. Di conseguenza, se i dati passati non sono corretti, potrebbero esserci problemi nel processo decisionale corrente.
- Richiede uno studio dettagliato, un'osservazione e un sistema di reporting, quindi richiede un analista finanziario che redige riepiloghi e report e li presenta alla direzione e quindi richiede personale aggiuntivo.
- Il sistema non avviserà finché non si verifica il problema, vale a dire agisce come correttivo anziché preventivo.
- Non può misurare il comportamento umano. Pertanto, a volte difficile da implementare.
Conclusione
La gestione per eccezione è una strategia di gestione che richiede alla direzione di garantire il proprio impegno solo nel caso in cui siano state registrate deviazioni dallo standard, dalle norme e dai parametri di riferimento stabiliti. Aiuta anche indirettamente ad aumentare il morale dei dipendenti man mano che diventano parte del processo decisionale e della risoluzione dei problemi che altrimenti sarebbero stati affrontati dal personale a livello manageriale che indirettamente dà un senso di autorità e responsabilità ai dipendenti.
