Modello di gestione del progetto Excel
La gestione del progetto è uno dei ruoli importanti in qualsiasi organizzazione. Non puoi semplicemente tenere traccia di tutte le attività del progetto a mano; hai bisogno di un software che ti aiuti a gestire meglio il progetto.
MS Excel è uno di quei software che può aiutarti a monitorare lo stato del progetto con semplici modelli in atto. In questo articolo, ti mostriamo esclusivamente come utilizzare Excel per preparare modelli di gestione dei progetti in Excel.
Come utilizzare Excel per preparare i modelli di gestione dei progetti in Excel?
Di seguito sono riportati gli esempi per preparare modelli di gestione del progetto in Excel.
Esempio # 1 - Modello di gestione del progetto Excel utilizzando il diagramma di Gantt
Il diagramma di Gantt è uno di quei grafici in Excel, che è molto utile per rivedere le attività del progetto, lo stato attuale rispetto agli standard stabiliti.
Quando il progetto è attivo e funzionante dopo una settimana, un project manager desidera conoscere lo stato del progetto, se è in linea o meno. Dall'inizio del progetto alla fine del progetto in ogni fase, puoi monitorare le fasi del progetto.
Supponi di essere una società di gestione di eventi e di aver preso un progetto molto importante che è molto redditizio per te. Ma l'unica cosa è che devi eseguire i compiti in base all'agenda fornita dagli organizzatori. Considera di seguito l'ordine del giorno fornito dagli organizzatori.
Ora creiamo un diagramma di Gantt in Excel per tenere traccia di tutte le attività.
Passaggio 1: selezionare Solo ora di inizio e inserire un grafico a barre a colonne. Vai alla scheda INSERISCI e inserisci il grafico a barre in pila.
Passaggio 2: ora, il grafico deve avere questo aspetto.
Passaggio 3: ora, fai clic con il pulsante destro del mouse sul grafico e scegli Seleziona dati.
Passaggio 4: ora, nella finestra sottostante, scegli Aggiungi.
Passaggio 5: nella finestra sottostante, nel nome della serie, selezionare Minuti e per il valore della serie selezionare i dati da C2: C14. Fare clic su OK.
Passaggio 6: nella finestra sottostante, seleziona l'opzione MODIFICA sul lato destro per le nostre etichette dell'asse orizzontale.
Passaggio 7: ora seleziona i valori orizzontali come attività. Fare clic su OK.
Passaggio 8: il grafico dovrebbe apparire così ora.
Passaggio 9: Dobbiamo fare un po 'di formattazione per renderlo migliore. Selezionare i valori della serie dell'orizzonte, ovvero il valore temporale. Fare clic con il tasto destro e scegliere di formattare Axis.
Nell'asse, la formattazione si applica sotto i valori.
Passaggio 10: ora, il formato dell'ora sarà simile a questo nel grafico.
Passaggio 11: selezionare le barre colorate in blu, fare clic con il tasto destro e selezionare, formattare le serie di dati.
Passaggio 12: vai a FILL e seleziona NO FILL.
Passaggio 13: Ora barre color caffè e fare clic su serie di dati di formato e andare su FILL e scegliere i diversi colori secondo i propri desideri.
E il tuo grafico è pronto per assumere il compito e ora puoi gestire meglio il progetto.
Esempio n. 2 - Esempio di monitoraggio del ciclo di vendita
Ora vedremo come creare un tracker del ciclo di vendita con Excel. Considera i dati seguenti per questo esempio. I dati includono la data di inizio delle vendite, la data di fine, l'obiettivo, il numero di giorni completati, il risultato attuale e lo scostamento e molte altre cose.
Passaggio 1: in primo luogo, menziona Target e vendite correnti. Arriva il valore della varianza, ovvero Target vs Current.
Passaggio 2: ora arriva Project Completion%.
Passaggio 3: ora menziona la data di inizio delle vendite e la data di fine.
Passaggio 4: dopo l'arrivo, i giorni lavorativi netti tra una data di inizio e una data di fine.
Passaggio 5: ora arriva l'obiettivo giornaliero dividendo l'obiettivo per il numero di giorni disponibili.
Passaggio 6: ora arriva alla data corrente applicando la formula OGGI in Excel.
Passaggio 7: ora calcola il numero del giorno completato dalla data di inizio alla data corrente.
Passaggio 8: arriva secondo il target giornaliero quale dovrebbe essere il ricavo corrente.
Passaggio 9: ora calcola la media giornaliera raggiunta finora.
Passaggio 10: Calcola se la tendenza media delle vendite continua per il resto del progetto, quale sarebbe il ricavo finale.
Passaggio 11: Ora, arriva la percentuale raggiunta se la stessa tendenza continua.
Ora abbiamo completato la nostra parte di calcolo. Usando questo, creiamo alcuni grafici Excel visivi che possono aiutarci a tenere traccia del progetto semplicemente guardando il grafico.
Passaggio 1: creiamo prima un semplice grafico a colonne. Seleziona la cella B6 e crea un grafico a colonne.
Passaggio 2: fare clic con il pulsante destro del mouse sul grafico e selezionare Seleziona dati.
Passaggio 3: ora fai clic su AGGIUNGI.
Passaggio 4: ora, nella finestra sottostante, non selezionare nulla, basta premere OK.
Passaggio 5: ora abbiamo un grafico come questo.
Passaggio 6: ora seleziona la barra e fai clic su Formato serie di dati. Sul lato destro, vedrai la finestra di dialogo Formato serie di dati.
Passaggio 7: sovrapponi le serie al 100%.
Passaggio 8: ora entrambe le colonne sono sovrapposte e il grafico ha questo aspetto.
Passaggio 9: ora cambia il colore della barra rossa in NO FILL.
Passaggio 10: sembra così.
Passaggio 11: disegna una forma rotonda appena sotto il grafico e regolala.
Passaggio 12: aggiungi il titolo del grafico.
Abbiamo un grafico pronto. Allo stesso modo, crea anche il secondo grafico per la % raggiunta con la stessa tendenza.
Abbiamo due grafici che assomigliano a questo ora.
Devi solo aggiornare i tuoi numeri di vendita giornalieri nella cella B3. Tutto cambierà automaticamente per te.
Se si osserva il modello ora come il 14 ° Feb 2019 totale di 33 giorni sono stati completati, e la corrente avrebbe dovuto essere 1,51 lakh USD, ma le entrate effettive ora è di 1,1 lakh, vale a dire, il 22% del fatturato complessivo.
L'obiettivo giornaliero, all'inizio, era di 4587 USD (cella B11) al giorno, ma ad oggi il risultato è 2894,74 USD al giorno (cella B16).
Se la stessa tendenza di 2894,74 al giorno continua per il resto del periodo del progetto, ti renderà 2,53 lakh USD, che è il 50,67% delle entrate previste all'inizio.
Utilizzando questo modello di gestione dei progetti, puoi tenere traccia dell'obiettivo di vendita giornaliero rispetto alle entrate effettive.
Cose da ricordare sul modello di gestione dei progetti in Excel
- I grafici verranno addebitati automaticamente se si modificano le colonne di immissione manuale.
- È possibile creare un diagramma di Gantt per attività in cui le attività sono seguite da una dopo l'altra.
- Nel caso di diversi modelli di gestione del progetto, è necessario identificare le attività e la linea di attività coinvolte nel progetto.
Puoi scaricare questo modello Excel per la gestione dei progetti qui - Modello Excel per la gestione dei progetti.
