Che cos'è il sovraccarico amministrativo?
Le spese generali amministrative sono quelle spese dell'attività che non sono direttamente collegate alla produzione e distribuzione di beni e servizi, ma sono le spese di natura indiretta come le spese sostenute per la formulazione della politica, i costi dei dipendenti, le spese legali e di revisione, il telefono e spese di elettricità, ecc.
Spiegazione
Le spese generali amministrative sono principalmente legate alle spese di ufficio dell'azienda. Queste spese non sono le spese generali di produzione in quanto non sono direttamente correlate alla produzione di beni e servizi. Le spese amministrative sono le spese per la conduzione delle operazioni aziendali, la formulazione delle politiche e altre spese non correlate alla produzione e alla ricerca e sviluppo dell'attività.
Esempio
Prendiamo l'esempio di una società denominata Clothes incorporation che si occupa della produzione di vestiti. Le spese sostenute dalla società durante l'esercizio 2019-20 sono le seguenti:
Soluzione:
Calcolo delle spese generali amministrative:
Pertanto, il sovraccarico amministrativo totale è di $ 870.000. Il materiale direttamente acquistato e lo stipendio corrisposto al personale di fabbrica sono direttamente legati alla produzione, quindi non sono inclusi nel costo amministrativo in quanto sono spese generali di produzione. Inoltre, il costo di vendita e marketing è la parte del costo di vendita e distribuzione e le spese di ricerca e sviluppo fanno parte dei costi di ricerca e sviluppo, quindi non sono incluse.
Cosa include il sovraccarico amministrativo?
Le spese generali amministrative includono tutte le spese non legate alla specifica funzione aziendale. Queste spese sono necessarie per condurre le operazioni dell'azienda. Le spese amministrative includono salari e stipendi del personale d'ufficio, audit e spese legali, spese di consulenza, affitto, premi assicurativi pagati, spese condominiali, tariffe e tasse, abbonamenti, spese di trasporto e trasporto, spese bancarie, spese di riparazione e manutenzione, stampa e spese di cancelleria, ecc.
Misure per il controllo delle spese amministrative
Le varie misure da controllare sono le seguenti:
- Preparazione dei budget : budget separati per l'allocazione delle spese generali amministrative devono essere preparati proprio come il budget di produzione e vendita. Con la predisposizione dei budget si decide il limite massimo delle spese relative alle spese generali amministrative per controllare l'ammontare della spesa per lavori amministrativi.
- Riduzione dei costi di viaggio: l'azienda dovrebbe cercare di ridurre i costi di viaggio e di trasporto facendo la quantità di lavoro possibile tramite videochiamate, telefonate ed e-mail. Le visite dovrebbero essere tentate con mezzi di trasporto economici.
- Uso dei pacchetti: se il lavoro di viaggio viene svolto regolarmente, i premi forniti dalle compagnie aeree per gli acquisti all'ingrosso dovrebbero essere utilizzati e anche tutti gli altri vantaggi di viaggio forniti dalle agenzie dovrebbero essere esclusi per ridurre i costi di viaggio.
- Limitare le spese di intrattenimento: l'incontro faccia a faccia, seguito dalla cena costosa, può essere convertito in riunioni virtuali, il che potrebbe aiutare a ridurre il costo delle spese generali amministrative. Anche la permanenza di un dipendente e gli eventi non necessari in ufficio dovrebbero essere limitati in modo da ridurre il costo complessivo dell'organizzazione.
- Tenere sotto controllo il personale: i proprietari dell'azienda dovrebbero tenere sotto controllo le spese del personale e persino assicurarsi che i dipendenti dell'organizzazione non stiano abusando del limite di cassa fornito loro per fare le spese lavorative quotidiane.
- Elimina il costo dei documenti: in questa era della tecnologia, i file ei documenti dovrebbero essere conservati elettronicamente sui sistemi informatici. La preparazione e la conservazione dei documenti sul sistema informatico riducono il costo della carta e anche il tempo viene risparmiato se i documenti vengono conservati elettronicamente.
- Decentramento delle funzioni aziendali: le organizzazioni che lavorano su larga scala dispongono di una gestione centralizzata che comporta elevate spese amministrative. Pertanto, delegare parte del lavoro alle filiali può aiutare a ridurre i costi amministrativi.
Trattamento contabile
I costi amministrativi dell'azienda possono essere contabilizzati con le seguenti modalità:
- Il primo metodo consiste nel registrare il costo come costo nel conto economico della società assumendo che tutte le spese non siano direttamente collegate alla produzione, produzione e vendita di beni e servizi.
- Il secondo metodo di trattamento contabile si basa sul presupposto che l'impresa abbia due attività principali, ovvero l'attività di produzione e l'attività di vendita e distribuzione. Quindi, seguendo questo presupposto, il sovraccarico amministrativo viene ripartito tra queste due attività principali.
- Ora, in questo terzo metodo di contabilizzazione delle spese generali amministrative, questa spesa è inclusa separatamente nel costo del lavoro per misurare il costo di produzione perché un proprietario pensa che i costi amministrativi siano importanti quanto i costi di produzione e i costi di vendita e distribuzione.
Svantaggi
- Le spese generali amministrative includono i costi di amministrazione, come lo stipendio del personale, l'affitto, ecc. Questi costi sono costi fissi che devono essere pagati indipendentemente dal fatto che vi sia o meno un profitto nell'azienda. Ad esempio, se l'attività viene chiusa per un periodo del mese a causa di alcune circostanze inevitabili, deve essere pagato anche l'affitto della fabbrica.
- Inoltre, questi costi amministrativi essendo fissi in natura hanno la capacità limitata di essere ridotti. Le aziende che hanno una gestione centralizzata hanno generalmente alti costi amministrativi.
Conclusione
Le spese generali amministrative sono le spese generali che non sono direttamente collegate alla produzione e alla vendita di beni e servizi. Queste spese generali sono spese indirette come affitto, assicurazione, stipendio pagato al personale d'ufficio, spese di stampa e cancelleria, consulenze e spese legali, commissioni di revisione, ecc. Queste spese sono accessorie all'attività principale e sono importanti anche per condurre gli affari del azienda.
