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Modello grafico RACI

RACI Chart Template è uno strumento che viene utilizzato per assegnare ruoli e responsabilità in un progetto o attività. Indica chiaramente quale attività viene svolta da chi, chi è un revisore e chi è responsabile di un'attività. In definitiva, questo grafico elimina ogni confusione e aiuta a identificare la persona responsabile di un'attività.

RACI sta per Responsible, Accountable, Consulted, Informed. Comprendiamo queste quattro responsabilità dalla breve descrizione di seguito:

# 1 - Responsabile

È la persona che effettivamente lavora e completa l'attività. Possono esserci una o più persone responsabili di un'attività a seconda del livello di difficoltà e del consumo di tempo.

# 2 - Responsabile

È la persona che è anche il revisore e assegna i vari compiti alla persona responsabile. La persona responsabile può anche essere ritenuta responsabile di alcune attività. Tuttavia, la revisione SOX ora un giorno rende obbligatorio che un'altra persona riveda l'attività completata da una persona. È sempre una buona idea avere una sola persona responsabile di un compito per evitare ambiguità.

# 3 - Consultato

Queste persone vengono consultate in merito al feedback o alla conferma che il progetto sta andando bene; la qualità dell'output è quella desiderata; se presenti, bug o lacune nel prodotto o nel progetto. Le parti per la consulenza possono essere interne o esterne, a seconda della natura del compito aperto per la consultazione.

# 4 - Informato

Queste sono le parti che vengono informate sullo stato di avanzamento, sui colli di bottiglia o sul completamento del progetto. Il più delle volte, le persone informate sono destinatari finali o dirigenti senior che vogliono solo essere aggiornati sui progressi, sui cambiamenti e su qualsiasi altro emendamento significativo.

Comprendiamo il modello di grafico RACI utilizzando il modello seguente in cui un responsabile contabile ha delegato vari compiti all'interno del suo team e può prendere il seguito con persone responsabili e responsabili -

Informazioni sul modello di grafico RACI

• È un semplice grafico RACI preparato e utilizzato da uno dei direttori contabili di qualsiasi organizzazione per svolgere l'attività di chiusura mensile di un mese. Quindi, vediamo qui che ci sono diversi team per diverse funzioni. La prenotazione delle fatture, che viene eseguita dal team della contabilità fornitori, ha tre membri responsabili della prenotazione delle fatture in una determinata regione.
• Anche il nome degli associati può essere menzionato qui. Quindi la persona responsabile della prenotazione della fattura del lavoro è Lucy, responsabile della contabilità fornitori. Significa che se ci sono problemi con la prenotazione della fattura o dubbi da parte di un fornitore in merito a pagamenti o richieste di fatturazione, il direttore della contabilità può sempre mettersi in contatto con Lucy per ottenere l'aggiornamento e risolvere il problema. Quindi per la consulenza, c'è un oracolo e un team di gruppo, Oracle è lo strumento finanziario comunemente utilizzato dalle organizzazioni e il team del gruppo è responsabile del consolidamento dei libri contabili di varie regioni e paesi per presentarlo a leadership senior, investitori e altri stakeholder.
• Quindi, per il team addetti alla contabilità fornitori, in caso di problemi di sistema, si suppone che faccia riferimento al team Oracle per assistenza e supporto. E se c'è qualche problema funzionale come i tassi di cambio, lo stato di un fornitore o qualsiasi problema di contabilità, dovrebbero fare riferimento al team del gruppo per avere indicazioni. Quindi il gruppo informato è tutto il gruppo contabile in modo che tutti siano consapevoli che uno dei dipartimenti ha completato il suo compito e siamo sulla buona strada per chiudere i libri in tempo.
• Allo stesso modo nel modello sopra, il grafico RACI è disposto per fatturazione, entrate, interaziendale, CAPEX e altre funzioni.

Come utilizzare il modello?

• È un modello semplice, conciso e completo che viene spiegato qui. La persona utilizza il grafico RACI per apportare una modifica al modello allegato e aggiornare le varie funzioni e nomi delle persone a seconda delle dimensioni del team. Inoltre, possono includere ed escludere determinati membri dal team a seconda delle informazioni e di quanto siano critiche per l'organizzazione. Ad esempio, se c'è un aggiornamento riguardante la fusione e l'acquisizione ed è ancora nella fase iniziale, non dovrebbe essere condiviso con tutti nell'organizzazione e le persone informate possono essere solo la leadership senior e gli associati coinvolti. Allo stesso modo la responsabilità deve essere distribuita in modo tale che una persona non sia gravata da molte responsabilità e il completamento del compito diventa difficile. Anche,la stessa persona non deve essere responsabile nei confronti dei dipartimenti con interessi contrastanti per evitare SOX e altri problemi di conformità.
• Lo scopo principale di questo grafico è capire quale squadra e persona stanno facendo cosa e raggiungerli nel caso in cui siano necessarie informazioni da loro. Inoltre, perché oggigiorno, in un mondo digitale, tutti i reparti sono collegati e c'è l'affidabilità di un reparto al completamento delle attività di un altro reparto. Ad esempio, in un ambiente di contabilità, il team di contabilità generale - GL può iniziare a lavorare solo dopo che il team di contabilità fornitori e clienti ha completato la propria attività. In questo modo, il grafico RACI fornisce una rapida panoramica della distribuzione dell'attività e della reattività di un reparto all'altro e fornisce una migliore integrazione e completamento delle attività.