Cos'è la contabilità in Excel?
Contabilità in Excel significa registrazione delle transazioni finanziarie quotidiane di un'entità come acquisti, vendite, pagamenti, entrate e spese in un modello Excel. Per una registrazione delle transazioni in Excel, è innanzitutto necessario impostare / personalizzare Excel secondo i requisiti, quindi registrare la transazione quotidiana in questo modello e salvarla sul proprio computer.
Contabilità a partita singola in Excel
In un sistema a iscrizione singola, verrà registrato solo un lato della transazione e l'effetto di queste transazioni andrà in un solo punto. Mentre nel sistema di contabilità in partita doppia, ogni transazione sarà registrata in addebito e in accredito e questi interesseranno due conti.
Nel sistema a partita unica le transazioni saranno registrate tenendo presente l'obiettivo e il risultato delle transazioni. Nella contabilità a partita singola, l'attenzione principale sarà data alle entrate e ai pagamenti in contanti piuttosto che alla registrazione di ciascuna spesa e reddito o attività e passività.
Come creare la contabilità in Excel
Passaggio 1: preparare un modello Excel per una transazione di registrazione in base al requisito mentre si prepara un'entità che può richiedere l'aiuto di professionisti della contabilità.
Passaggio 2: preparare un piano dei conti per registrare e classificare le transazioni in base alla natura dell'attività. Generalmente, un piano dei conti è diviso in tre categorie che sono:
- Reddito: per registrare il denaro che entra nell'attività.
- Spese: per registrare i soldi che escono o fanno affari.
- Costo dei beni venduti: denaro speso per la creazione dei prodotti finiti.
Di seguito è riportato il grafico dei conti di esempio:
Passaggio 3: prepara le dichiarazioni dei redditi con l'aiuto di un piano dei conti per arrivare all'utile lordo e all'utile netto per il periodo. Per il conto economico mensile, verranno preparati 12 fogli di conto economico, dopodiché verrà preparato un foglio di conto economico annuale unendo tutti i 12 fogli di conto economico. Il flusso del conto economico andrà come di seguito:
Passaggio 4: prepara un foglio Excel in cui tutta la fattura n. verrà registrato in modo che possa essere la traccia di quale fattura è stata pagata o quali fatture sono in attesa di pagamento.
Passaggio 5: preparare il rendiconto finanziario per accertare la posizione finanziaria dell'entità.
Passaggio 6: dopo aver preparato tutto il foglio Excel sopra riportato per salvare il file in una posizione sicura, assegnando il nome corretto alla cartella. Possiamo proteggere questo file anche tramite password.
Esempio di contabilità in Excel
Di seguito è riportato il libro di cassa per il periodo dal 18 aprile al 18 giugno mantenuto nel foglio di calcolo Excel, dove l'afflusso e il deflusso di cassa sono stati registrati utilizzando la contabilità a partita singola.
Poiché il 01.04.2018 il saldo di apertura di contanti e banca è di $ 1000 dopo l'aggiunta e la detrazione di entrate e spese nel periodo, arriveremo al saldo di chiusura di $ 2564.
Vantaggi
I seguenti sono alcuni vantaggi:
- La contabilità in un modello Excel non richiede alcuna competenza contabile speciale; pertanto, è facile mantenere le transazioni record.
- È meno costoso perché il foglio di calcolo Excel è disponibile su ogni computer / laptop; pertanto, non è necessario acquistare alcun software di contabilità.
- Excel ha varie funzioni che aiutano nella registrazione facile di transazioni come addizione, moltiplicazione, CERCA.VERT, tabella pivot, macro.
- Excel aiuta nella preparazione di varie presentazioni grafiche come grafici, barre, torta o molte altre.
- Più utenti in un ufficio possono accedervi condividendo il foglio Excel in un'unica modalità leggibile in cui l'unico può modificare i dati nel foglio Excel e gli altri possono solo visualizzare i dati.
Svantaggi
Di seguito sono riportati gli svantaggi:
- In Excel, gli utenti della contabilità possono preparare i dati secondo i requisiti e possono essere prevenuti durante la preparazione e la presentazione dei dati alla direzione.
- È necessario inserire la formula corretta perché in Excel la formula verrà inserita manualmente. Se c'è un errore in una formula, il risultato cambierà e ciò influenzerà il processo decisionale.
- La contabilità di Excel è meno sicura della manutenzione dei dati nel software di contabilità e gli hacker possono facilmente hackerarla e anche in un'organizzazione chiunque può accedere ai dati.
- Non è utile e richiede tempo quando una grande quantità di dati deve essere inserita in Excel.
- In Excel, non è possibile importare automaticamente i dati dal software della banca o da altri software come altri software di contabilità, che ci consentono di importare automaticamente i dati da altri software.
Conclusione
La contabilità nel foglio excel è utile per quelle organizzazioni che sono nella fase iniziale di attività e non vogliono aumentare le proprie spese assumendo manodopera qualificata e acquistando software di contabilità. È facile mantenere le transazioni contabili in Excel rispetto alla registrazione delle transazioni nel software di contabilità. Tuttavia, allo stesso tempo, è meno sicuro e non utile per un gran numero di transazioni e le possibilità di errore sono molto alte.
