Cos'è la riconciliazione?
La riconciliazione è la pratica di abbinare i saldi nei conti per trovare eventuali incongruenze finanziarie, discrepanze, omissioni e persino frodi. Ogni transazione viene registrata in due conti (in uno a debito e in un altro a credito) nei libri contabili. Pertanto la riconciliazione alla fine di qualsiasi periodo contabile include l'abbinamento dei saldi e la verifica che i debiti (crediti) da un conto per una transazione siano gli stessi dell'accredito (debiti) su un altro conto per la stessa transazione.
La riconciliazione può essere eseguita anche per abbinare i saldi tra conti interni ed esterni. Ad esempio, una società potrebbe riconciliare le transazioni bancarie registrate nei suoi libri contabili e quelle registrate alla fine della banca per individuare i disallineamenti. A livello personale, qualcuno può tenere traccia delle spese della propria carta di credito e abbinarlo all'estratto conto per comprendere le differenze di conto.
Esempio di riconciliazione
- Supponendo che una società riconcili le transazioni bancarie nei suoi libri contabili con l'estratto conto. L'azienda sta facendo questo esercizio alla fine del mese. Ha scoperto che un assegno emesso il 31 del mese non è stato addebitato dal suo saldo presso la banca e la banca ha detratto dal saldo alcune spese, che non erano registrate nei libri contabili della società.
- Qui, i saldi nei libri contabili della società e nel libro della banca non corrisponderanno e le registrazioni devono essere effettuate / corrette per riflettere i saldi corretti nei conti. La società riconoscerà le spese bancarie sui suoi libri contabili e il saldo bancario verrà adeguato per riflettere il quadro accurato dei conti.
Processo di riconciliazione
Il processo di riconciliazione generale è il seguente:
# 1 - Confronta un saldo del conto con l'altro
In questa prima fase, i debiti e gli accrediti vengono abbinati per garantire che i saldi corrispondano. Ad esempio, quando un'azienda paga l'affitto, addebita il conto degli affitti e accredita il denaro o il conto da pagare. Alla data di riconciliazione, tutti i debiti in affitto devono corrispondere ai crediti nel conto cassa e nel conto affitti passivi relativi al canone di locazione.
# 2 - Controlla le voci in entrambi gli account
Nel caso in cui venga rilevata una mancata corrispondenza nel primo passaggio, il contabile deve controllare la transazione del conto per transazione per capire quali voci stanno causando la mancata corrispondenza. Le differenze potrebbero sorgere principalmente a causa di errori di battitura, addebiti anziché accrediti su conti, passaggio di voci in conti sbagliati, mancata registrazione di voci in un conto, ecc.
# 3 - Correggi le voci errate
Una volta che il contabile ha capito quali voci stanno causando la mancata corrispondenza, tali registrazioni possono essere analizzate e corrette per riflettere i saldi corretti.
# 4 - Bilancia di nuovo i conti
Una volta effettuate le correzioni, è necessario verificare nuovamente le discrepanze nei saldi finali per un controllo approfondito. Poiché un'azienda può eseguire un numero enorme di transazioni in un periodo, il processo di riconciliazione nella maggior parte dei casi non è possibile manualmente. Di solito è fatto utilizzando un software di contabilità che elimina gli errori per il controllo da parte dei contabili.
Tipi di riconciliazione
Esistono cinque tipi principali di riconciliazione:
- # 1 - Riconciliazione bancaria - Le transazioni negli estratti conto bancari vengono riconciliate con le transazioni relative ai contanti registrate nei libri contabili della società.
- # 2 - Riconciliazione dei clienti - I saldi dei clienti sui libri contabili dell'azienda vengono abbinati ai saldi nei libri dei rispettivi clienti.
- # 3 - Riconciliazione dei fornitori - I saldi dei fornitori sui libri contabili dell'azienda vengono abbinati ai saldi nei rispettivi libri dei fornitori.
- # 4 - Riconciliazione interaziendale - I saldi dei libri sociali verso una controllata sono riconciliati con i saldi verso le controllanti nei libri della controllata
- # 5 - Riconciliazione specifica per azienda - Le riconciliazioni sono specifiche per la natura dell'attività commerciale intrapresa dall'azienda.
Metodi di riconciliazione
La riconciliazione può essere eseguita utilizzando due metodi come descritto di seguito:
# 1 - Revisione dei documenti
Questo è un processo formale di riconciliazione ed è ampiamente seguito. Con questo metodo, tutti i conti vengono controllati per garantire che gli importi registrati e spesi siano gli stessi. Questo metodo utilizza generalmente un software di contabilità e fa una revisione esaustiva e dettagliata.
# 2 - Revisione di Analytics
In questo metodo, i saldi vengono esaminati individualmente e confrontati con ciò che dovrebbero essere basati su un parametro specifico. Il parametro più importante potrebbe essere l'attività e le tendenze storiche. Ad esempio, mentre vagliava un elenco di transazioni, un contabile ha riscontrato che una spesa come l'affitto è stata registrata dieci volte quella degli anni precedenti. Ciò richiederà un esame più attento dei conti.
Vantaggi
- La riconciliazione aiuta a trovare registrazioni contabili imprecise, inclusi trattamenti inappropriati delle voci contabili
- Aiuta a trovare errori di omissione e commissione ea correggerli prontamente
- Aiuta le aziende a evitare il giudizio negativo dei revisori, che è una possibilità se non ottengono le risposte giuste per i disallineamenti
- Aiuta le aziende a rimanere sincronizzate con le pratiche contabili imposte dalle autorità di regolamentazione
- Aiuta ad abbinare le transazioni dalla sua fonte
- Aiuta a rilevare le frodi all'interno dell'azienda o nelle transazioni esterne in cui l'azienda è coinvolta
- Aiuta a completare le registrazioni contabili in quanto porta le informazioni mancanti e i documenti di supporto
- Può aiutare a prendere decisioni aziendali più informate in quanto rende gli account più affidabili e privi di errori.
Conclusione
- Le aziende fanno affidamento sulle informazioni finanziarie presentate ai leader, motivo per cui diventa fondamentale che tali informazioni siano prive di errori. Se vengono presentate informazioni prive di errori, i leader possono prendere la loro decisione con fiducia.
- La riconciliazione aiuta il personale contabile a eliminare eventuali errori dai conti, che possono quindi essere presentati alle parti interessate per il processo decisionale. Come affermato in precedenza, la riconciliazione è un processo necessario e deve essere seguito da tutte le organizzazioni, piccole e grandi.
- È fondamentale che le organizzazioni intraprendano la riconciliazione frequentemente, in modo vincolato nel tempo e assicurino che le persone che fanno la riconciliazione non siano le stesse persone che hanno preparato i conti in primo luogo per evitare conflitti di interesse.