Contabilità del libro paga (significato, esempi) - Voci di diario

Cos'è la contabilità salariale?

La contabilità salariale è una funzione contabile all'interno dell'organizzazione che esamina la gestione, la registrazione, la determinazione e l'analisi della retribuzione dei dipendenti. Lavorano per il calcolo delle tasse e dei benefici insieme allo stipendio dato ai dipendenti.

Spiegazione

La funzione di contabilità esamina la riconciliazione dei benefici per i dipendenti come piani pensionistici e gratifiche. Determina le tasse dovute da ciascun dipendente corrispondenti agli stipendi pagabili dall'organizzazione. Determina anche l'importo che sarebbe detratto dagli stipendi pagabili.

Queste detrazioni sono sempre in linea con le leggi legali applicabili. Le detrazioni ai sensi delle leggi statunitensi sono ritenute federali, FICA, ritenute statali, costi dell'assicurazione sanitaria dei dipendenti, 401K, tasse di invalidità statali.

Esempi di contabilità salariale

Facciamo un esempio di un'azienda che deve pagare $ 1.000 al dipendente. Le imposte sul reddito federali applicabili ammontano a $ 100, le tasse statali sul reddito ammontano a $ 150 e la FICA è pagabile a $ 50. Aiuta il dirigente del libro paga a preparare le voci del diario e registrare la transazione.

Risposta

Qui, $ 1.000 sarebbero registrati come stipendi lordi nel conto spese del conto economico, e quindi sarebbero mostrati come credito. Come atto di bilanciamento, registrare la FICA, le imposte sul reddito statali, le imposte sul reddito federali e il conto delle passività da pagare sugli stipendi del bilancio come debito.

Nota, ogni volta che c'è un aumento in un conto di passività, viene accreditato, mentre ogni volta che c'è un aumento nel conto delle spese, viene addebitato. La seguente sarebbe la registrazione a giornale, come mostrato di seguito: -

Tipi di contabilità del libro paga

Esistono tre tipi di base. Questi comprendono salari maturati, pagamenti manuali e registrazioni iniziali.

# 1 - registrazioni iniziali

• Le registrazioni iniziali possono essere definite come le transazioni primarie eseguite nella contabilità del libro paga. Il dirigente del libro paga registra la retribuzione lorda guadagnata dal dipendente e le relative ritenute.
• Le registrazioni iniziali includono e tengono conto anche delle tasse sul lavoro.
• Le imposte sul lavoro sono generalmente classificate come imposte sul reddito federali.

# 2 - Salari maturati

• Le retribuzioni maturate sono le retribuzioni che l'impresa deve ai dipendenti corrispondenti al servizio da loro erogato e sono ancora da corrispondere.

# 3 - Pagamenti manuali

• I pagamenti manuali sono classificati come pagamenti effettuati quando i dipendenti interrompono i loro servizi all'azienda e i dirigenti del libro paga aggiornano questa voce specifica per registrare le quote compensate dei dipendenti.

Registrazioni prima nota contabilità salari

Nella contabilità del libro paga, il dirigente del libro paga inserisce voci in spese, passività e attività. I conti attivi e passivi sono classificati come debiti quando aumenta e come accrediti quando diminuisce. I conti delle passività, dei titoli di capitale e dei ricavi sono classificati come crediti quando aumenta e come addebiti quando si verifica una diminuzione dei loro valori. Verranno eseguiti i seguenti passaggi, come mostrato di seguito: -

• Il dirigente del libro paga registra le transazioni nella contabilità generale del libro paga. Questi sarebbero classificati come spese per il personale.
• Poiché questi sono pagati ai dipendenti, aumenterebbe l'importo della spesa. Quindi nel giornale sarebbe mostrato come addebito. Pertanto, potrebbe essere corretto affermare che vengono addebitati i salari, gli stipendi e le imposte sui salari applicabili.
• Poiché tali importi sono registrati nel conto delle spese ma devono ancora essere pagati nella sezione del passivo, ciò aumenterebbe il conto delle passività.
• Ciò comporterebbe l'accredito delle tasse e dei salari FICA pagabili nel bilancio delle passività correnti.
• Una volta che i pagamenti del libro paga sono stati effettuati ai dipendenti, il conto in contanti, che è un conto attività e un conto passività, vale a dire i salari pagabili, diminuirebbe. Ciò comporterebbe un accredito su un conto in contanti e un addebito sul conto delle passività.
• Una voce di diario di base sarebbe la seguente: -

Importanza

• Ogni grande organizzazione è composta da un gran numero di dipendenti.
• In tali organizzazioni, svolge un ruolo critico e vitale.
• Questa funzione svolge funzioni amministrative che assicurano che i dipendenti ottengano le loro quote in tempo e che l'organizzazione sia conforme alle leggi legali e fiscali.
• Garantendo una gestione finanziaria corretta e trasparente, questa funzione garantisce che i dipendenti ricevano in tempo i debiti corretti.
• Questa funzione monitora la spesa del libro paga e assicura che l'organizzazione non sprechi troppo delle sue risorse finanziarie.
• Tutte le organizzazioni sono tenute a pagare le tasse al servizio delle entrate interne sugli stipendi pagati. Pertanto, questa funzione esegue le azioni necessarie per calcolare l'imposta corretta e segnalarla al servizio delle entrate interne.

Vantaggi

• La contabilità salariale fa risparmiare molto tempo a un'organizzazione.
• Fornisce un quadro sui calcoli delle quote corrette per i dipendenti.
• Il sistema di buste paga interno garantisce un migliore controllo e conformità dei dati dei dipendenti.
• Le funzioni assicurano che le risorse finanziarie siano utilizzate in modo efficace e che l'organizzazione abbia disponibilità liquide una volta soddisfatti tutti i requisiti legali.
• Assicura che le organizzazioni rispettino le scadenze per la dichiarazione dei redditi.

Svantaggi

• La gestione del lavoro sul libro paga potrebbe rivelarsi un'attività in salita se eseguita utilizzando sistemi manuali e senza software.
• Un reparto di gestione stipendi interno potrebbe trasformarsi esso stesso in una funzione di costo aggiuntivo per l'azienda.
• C'è sempre un ambito di errori umani e frodi, che a loro volta possono colpire i dipendenti dell'azienda.
• Ad esempio, il dipartimento del libro paga potrebbe terminare mostrando un saldo finale sovrastimato o sottostimato del saldo del fondo previdenza di tutti i dipendenti a causa di errori contabili minori.
• Allo stesso modo, il dipartimento del libro paga potrebbe finire per trattenere più pagamenti del dipendente rispetto a quello che avrebbe dovuto trattenere.
• A volte l'erogazione degli stipendi può subire ritardi a causa della manutenzione del sistema dei reparti paghe.

Conclusione

La contabilità salariale è una funzione essenziale per la crescita così come per le grandi imprese. Aiutano e gestiscono gli stipendi, i salari, i bonus e le commissioni pagabili ai dipendenti dell'azienda. Il dipartimento lavora e determina il numero di trattenute che devono essere trattenute dallo stipendio dovuto secondo le leggi legali e sul lavoro applicabili.

Il dipartimento dispone di tre tipi di base di voci contabili dei salari, che sono classificati come registrazioni iniziali, pagamenti manuali e salari maturati. I reparti possono effettuare pagamenti settimanali, bisettimanali e mensili dopo aver effettuato le detrazioni applicabili.