Cos'è il sistema Imprest?
Imprest System è un tipo di sistema di contabilità finanziaria progettato per monitorare e documentare l'utilizzo del contante. L'esempio più comune include il sistema di piccola liquidità che contabilizza ogni singola transazione in contanti per mantenere un equilibrio nel fondo che è uguale al totale delle entrate di piccola liquidità e della liquidità aggiuntiva rimasta nel fondo.
Esempi
Una Ltd sta cercando di creare una riserva per mantenere tutte le sue piccole transazioni in contanti. In qualità di dipartimento amministrativo di A ltd, guida lo stesso con le procedure formali con l'aiuto delle quali può creare un piccolo fondo di cassa. Il sistema Imprest di piccola cassa è uno dei tipi più comuni di sistema di anticipi che viene utilizzato per registrare piccole transazioni nei periodi in cui è scomodo o poco pratico per gli utenti tagliare gli assegni.
I conti di piccola liquidità di solito mantengono un importo predeterminato di denaro che può essere utilizzato per vari scopi come il rimborso delle spese dei dipendenti, il pagamento di piccole spese, ecc. l'aiuto dei seguenti passaggi:
- Un importo predeterminato di denaro viene assegnato per la creazione di un piccolo fondo di cassa. Questo conto è registrato separatamente nella contabilità generale di un'organizzazione.
- Nella fase successiva, l'azienda deve identificare tutte le sue spese nominali che vengono pagate in contanti e di conseguenza documentarle tutte nel sistema con ricevute.
- Per mantenere un saldo prestabilito, l'azienda deve di tanto in tanto completare il suo piccolo fondo di cassa.
- L'azienda deve monitorare regolarmente il fondo di piccola liquidità in modo che non vi siano possibilità di discrepanza tra l'importo in contanti previsto e l'importo in contanti effettivo.
- Il dipartimento amministrativo deve condurre un appropriato processo di indagine nel caso in cui riscontri discrepanze.
Vantaggi del sistema Imprest
# 1 - Rilevamento di frodi
Il sistema Imprest elimina le possibilità di spesa non autorizzata poiché i fondi sono destinati a scopi predeterminati. Ciò, in cambio, rende molto più facile il monitoraggio delle spese e la segnalazione delle discrepanze, il che alla fine aiuta nell'individuazione e piuttosto nell'eliminazione delle possibilità di frode.
# 2 - Riduzione degli errori
Il cassiere rivede il libretto di piccola cassa a intervalli frequenti e, nel caso in cui si trovino errori o errori, lo stesso può essere facilmente rintracciato e corretto.
# 3 - Regolazione delle piccole spese
Le piccole spese sono gestite con i limiti fissati dal sistema di anticipi, il che rende quasi impossibile per il piccolo cassiere spendere più della piccola cassa disponibile nel conto.
# 4 - Riduce l'onere del cassiere capo
Il libretto di piccola cassa solleva sia il libro di cassa che il capo cassiere dall'onere di registrare le spese piccole e nominali.
# 5 - Metodo semplice e veloce
Rispetto ad altri metodi, questo è troppo veloce, semplice, accessibile e conveniente allo stesso tempo. Il metodo può essere utilizzato rapidamente per fornire fondi per gli acquisti dei dipendenti. È uno dei metodi migliori conosciuti per effettuare acquisti nominali.
# 6 - Facilità nella riconciliazione
Anche la riconciliazione del libretto di cassa piccola è semplice e senza complicazioni.
Svantaggi del sistema Imprest
# 1 - Sistema obsoleto
Il portafoglio di piccola cassa è un sistema in gran parte obsoleto e inefficiente e non soddisfa le esigenze e le aspettative delle attuali esigenze dell'azienda. Ora ci sono alternative migliori come le carte prepagate disponibili con le aziende che sono specificamente progettate tenendo conto delle esigenze e dei requisiti di oggi.
# 2 - Scomodo per spese maggiori
Uno dei principali svantaggi dell'utilizzo di un sistema Imprest è che causa enormi disagi per spese maggiori. Il sistema è altamente compatibile e conveniente per spese minori mentre l'opposto per spese maggiori.
# 3 - Errori contabili
Poiché non esiste un sistema di documentazione secondario per tenere traccia delle spese di cassa nominali, pertanto, le possibilità di errori contabili nel sistema di cassa piccola non possono essere negate.
# 4 - Spesa eccessiva
La mancata definizione dei limiti di spesa per ogni transazione nominale può anche esporre un'organizzazione al rischio di dover spendere troppo per gli acquisti.
# 5 - Furto
In assenza di controlli appropriati, il conto di piccola cassa dell'azienda può essere utilizzato in modo improprio dai dipendenti e diventerà difficile scoprire chi ha ritirato il denaro.
# 6 - Appropriazione indebita
In assenza di controlli adeguati, ci sono alte probabilità che lo stesso venga appropriato indebitamente dai dipendenti dell'azienda poiché la piccola cassa è un tipo di risorsa liquida.
Punti importanti
- Di solito, i fondi di piccola liquidità sono monitorati da custodi che aiutano nella gestione dei conti ed erogano denaro ai dipendenti dell'azienda. In cambio, quest'ultimo fornisce tali ricevute che sono totalmente legate al business.
- I fondi di piccola liquidità sono stabiliti con un importo predeterminato e lo stesso viene registrato di conseguenza nel libro mastro dell'entità.
- Il dipartimento amministrativo di un'organizzazione è incaricato della responsabilità di mantenere il libretto di piccola cassa.
- Tutte le spese che vengono pagate con i piccoli fondi di cassa devono essere necessariamente documentate insieme alle ricevute.
- Il sistema Imprest può essere utilizzato anche per coprire le buste paga, i dividendi, gli incentivi, i bonus, i premi e le spese di viaggio dei dipendenti.
Conclusione
- Il conto cassa piccola è un sistema Imprest ampiamente utilizzato in cui vengono registrate le spese nominali. Il sistema di cassa piccola è un metodo semplice e intuitivo che consente il rifornimento di tutte le spese. Il suddetto sistema può aiutare un'organizzazione in molti modi.
- Le organizzazioni possono utilizzare il sistema di piccola cassa per la riduzione degli errori, l'eliminazione delle frodi, il controllo delle piccole spese, la riduzione dell'onere dei cassieri senior e quant'altro.
- Ma gli utenti del sistema Imprest devono anche essere consapevoli dei suoi molteplici inconvenienti come possibilità di furto, appropriazione indebita, spesa eccessiva, ecc. E utilizzare gli stessi di conseguenza. Le organizzazioni devono, quindi, progettare una serie di politiche che stabiliscano come gestire il denaro contante per evitare tutti i problemi associati.
