Forma completa di SOP (procedura operativa standard)
La forma completa di SOP sta per Standard Operating Procedures, che sono l'insieme di documenti e processi utilizzati da un'azienda in cui la direzione registra le operazioni aziendali riguardanti la consegna e il follow-up dei prodotti e dei servizi nel tempo.
- La direzione deve tenere traccia della coerenza delle proprie operazioni e, sulla base di essa, questi documenti sono necessari. Nel caso di un'azienda in crescita, la direzione diventa il personale chiave e prende tutte le decisioni principali.
- Man mano che l'attività cresce al livello successivo, l'azienda inizia a costruire la propria gerarchia di gestione e distribuisce la responsabilità a tutto il resto del personale. Pertanto, il proprietario sta ottenendo le sue mani per prendere le decisioni consultandosi con l'altro personale di gestione.
- Diventa quindi ovvio il requisito di una gestione aggiuntiva insieme a procedure operative standard documentate, che consente all'azienda di crescere, nonché di stabilire le sue strategie e formare il personale.
Obiettivi
- Aiuta a stabilire la gestione strategica di un'azienda fornendo i passaggi che i vertici aziendali dovrebbero seguire per stabilire la strategia a lungo termine dell'azienda.
- Stabilisce il dipartimento delle risorse umane sincronizzando il segmento di gestione delle retribuzioni e reclutamento, che aiuta l'azienda a fornire i servizi necessari per qualificare, assumere, formare e trattenere i dipendenti all'interno dell'azienda.
- Mira ad aiutare nelle operazioni dell'azienda fornendo il processo gestendo ogni aspetto delle operazioni aziendali, che include il controllo di qualità, l'approvvigionamento, la sicurezza e l'esecuzione complessiva dei prodotti e dei servizi ai consumatori.
- Progettare per organizzare il dipartimento finanziario e amministrativo fornendo tutti i passaggi necessari per tutte le transazioni finanziarie relative all'attività. Questo sistema aiuterà a identificare tutti gli indicatori chiave di prestazione per l'azienda.
- Questo aiuta nel dipartimento di previsione e budget fornendo i passaggi necessari per eseguire correttamente il rapporto annuale della società e una stima dei prossimi due o tre dati finanziari dell'azienda.
- Aiuta anche nelle vendite e nel marketing, fornendo tutti i requisiti dettagliati di tutte le attività richieste per la generazione di lead, seguita dalla proposta di vendita e dalla chiusura del lead.
- Il suo processo mira a migliorare la tecnologia dell'informazione, che include un resoconto dettagliato di tutti i protocolli IT, inclusi backup, piani di ripristino di emergenza, dettagli dei dipendenti, dettagli delle operazioni, ecc.
Benefici
- Uno dei principali vantaggi delle procedure operative standard è che crea una gerarchia di gestione e assegna ciascuna delle attività adatte ai rispettivi team.
- L'assegnazione dei rispettivi compiti viene eseguita in modo corretto, il che aiuta a registrare e verificare ogni dato relativo al funzionamento dell'azienda in modo sistemico.
- Per migliorare le prospettive di business, la direzione ha bisogno dello sfondo per trovare le informazioni rilevanti richieste in ciascuna delle strategie per l'esecuzione futura.
- La direzione è ben consapevole dello scenario attuale dell'azienda, che li aiuta ulteriormente a migliorare lo scenario esistente dell'azienda guardando le prestazioni passate di ogni reparto e confrontandole con quelle preventivate.
- Durante la fusione e l'acquisizione o in caso di una possibile acquisizione dell'azienda, la direzione mostrerebbe il track record di ogni dipartimento, il che aiuta l'acquirente a identificare lo scenario attuale dell'azienda target.
- Questo processo aiuterà ad organizzare una start-up aziendale e aiuterà a raggiungerla in multinazionali organizzate mediante un corretto utilizzo delle risorse in modo sistematico.
Come scrivere procedure operative standard?
- È necessario un formato adeguato per presentarlo in modo comprensibile alla sezione target.
- I dati di input sono richiesti, insieme alla strategia proposta.
- Il pubblico mirato dovrebbe essere identificato.
- Dobbiamo sottolineare lo scopo delle procedure operative standard.
- La costruzione della frase dovrebbe essere fatta in un linguaggio semplice in modo da comprendere tutto il pubblico. La lingua dovrebbe essere mantenuta in modo nitido.
- La frase dovrebbe essere costruita in modo tale da rappresentare la narrazione piuttosto che una frase. Questo perché le persone ricordano le storie e possono connettersi facilmente.
- Il contenuto deve essere controllato con diverse revisioni, ricontrollo dei fatti e numeri e, se necessario, modifiche.
Esempi
#1. Scopo
Questo scopo generale della procedura doveva essere descritto, seguito dai semplici passaggi di verifica dei clienti target.
# 2 - Campo di applicazione
Lo scopo deve essere menzionato in modo chiaro e compresso in modo che sia visibile a tutti i clienti della Banca.
# 3 - Responsabilità e verifiche
Il processo di verifica deve essere eseguito dal dipartimento competente, seguito dal cassiere e dal team di verifica. Il team deve esaminare le transazioni e i conti dei clienti in modo corretto, seguendo le linee guida della banca.
Perché abbiamo bisogno di SOP?
La necessità di una gestione aggiuntiva insieme a procedure operative standard documentate diventa ovvia in caso di business in crescita, che aiuta l'azienda ad espandersi, nonché a stabilire le sue strategie e formare il personale al fine di migliorare le prospettive di business. Aiuta l'azienda a stabilire i propri obiettivi e le offerte ai clienti e stabilisce le prospettive e le strategie di business imminenti di fronte agli investitori.
Conclusione
Questo è un ottimo modo per comunicare con i clienti, gli investitori e altre terze parti che hanno un interesse nella rispettiva attività. Le strategie del management e le prospettive di business imminenti, insieme alla pipeline di prodotti, sono visibili dalle procedure operative standard.
