Modulo completo di PO - Ordine di acquisto
La forma completa dell'acronimo PO è Ordine di acquisto. È un documento preparato e inviato dall'ufficio acquisti dell'acquirente al venditore che menziona la descrizione, la quantità e il prezzo concordati di comune accordo per i beni o servizi che si intende procurare. Viene utilizzato dai team di acquisto o approvvigionamento per effettuare ordini con parti esterne.
Caratteristiche di PO
In genere, i seguenti dettagli presentano un ordine di acquisto.
- Quantità destinata ad essere acquistata
- Descrizione del prodotto o servizio
- Marchi particolari o codice prodotto, se richiesto
- Prezzo unitario
- Tempistica di consegna desiderata
- Luogo di spedizione per la consegna
- Indirizzo di fatturazione
- Termini e condizioni relativi al pagamento e alla consegna
Tipi di PO
Esistono quattro tipi di ordini di acquisto normalmente utilizzati.
# 1 - Ordine di acquisto standard
Viene effettuato quando tutti i principali termini di acquisto sono noti al momento dell'effettuazione dell'ordine di acquisto, come quantità, prezzo, tempi di consegna e termini di pagamento. In quanto tali, vengono utilizzati quando vi è certezza rispetto all'ordine e ai termini correlati.
# 2 - Ordine di acquisto pianificato
Viene emesso quando la maggior parte dei dettagli relativi all'ordine sono noti al momento della preparazione dell'ordine di acquisto, ma non sono noti termini e tempi di consegna precisi. Pertanto, quando si effettua questo ordine di acquisto, viene assunto un impegno per la quantità richiesta e il prezzo da pagare, ma viene menzionato solo un programma di consegna stimato.
# 3 - Ordine di acquisto globale
Tale ordine di acquisto viene effettuato quando non sono noti anche i dettagli relativi al prezzo e alla quantità. Vengono menzionati solo i dettagli dell'articolo con i termini di consegna. Tuttavia, la quantità massima sarà indicata nell'ordine di acquisto e l'acquirente può acquistare entro il limite specificato. Inoltre, è possibile menzionare la fascia di prezzo stimata.
# 4 - Ordine di acquisto del contratto
In tale ordine di acquisto, anche il prodotto o servizio è sconosciuto. Si possono menzionare i termini e le condizioni che devono essere concordati con il venditore.
Come funziona il PO?
Ogni volta che la società ha l'obbligo di acquistare beni o servizi, l'acquirente solleva un ordine di acquisto al venditore. Al ricevimento dell'ordine di acquisto, il venditore conferma all'acquirente se l'ordine può essere completato o meno. Nel caso in cui il venditore ritenga non sia possibile completare l'ordine, lo stesso verrà comunicato e l'ordine verrà annullato. Se si desidera completare l'ordine, verranno presi accordi per lo stesso. Al completamento dell'ordine, il venditore emette una fattura all'acquirente menzionando il relativo numero di PO da abbinare alla consegna effettiva. Una volta generata la fattura effettiva, il pagamento deve essere effettuato secondo i termini di pagamento concordati.
Formato di esempio di PO
Di seguito viene prodotto un formato di ordine di acquisto di esempio.
Differenza tra ordine di acquisto e fattura
L'ordine di acquisto viene emesso per effettuare un ordine di beni o servizi. Lo stesso viene rilasciato dall'acquirente al venditore. Comprende i dettagli relativi all'ordine e alla sua consegna. PO costituisce il contratto di vendita.
La fattura viene emessa dal venditore all'acquirente una volta completata la consegna richiedendo all'acquirente il pagamento dell'importo finale. La fattura è composta dal prezzo e dall'importo finale pagabile, dai termini relativi al pagamento e dal periodo di credito concesso all'acquirente. La fattura viene emessa una volta completata la consegna di beni o servizi. Rispetto al PO, la fattura conferma il contratto di vendita.
Importanza del PO
Un ordine di acquisto è un documento molto utile che viene utilizzato per effettuare un ordine. Aiuta a comunicare chiaramente i requisiti al venditore. Al momento della consegna effettiva, lo stesso può essere incrociato con l'ordine di acquisto in modo da trovare eventuali scostamenti tra i due. È conveniente sia per il venditore che per l'acquirente mantenere i dettagli dell'ordine documentati tramite l'ordine di acquisto.
Vantaggi
- PO aiuta l'acquirente a effettuare un ordine per i beni e servizi che intende acquistare senza effettuare il pagamento.
- Aiuta a tenere traccia degli ordini ed evita la duplicità degli ordini.
- È un documento importante che fa parte di una pista di controllo.
- Per un venditore, è utile ottenere informazioni sui requisiti dell'acquirente.
- La consegna effettiva può essere esaminata con un ordine di acquisto e qualsiasi discrepanza può essere messa in dubbio.
- PO funge da documento legale che attesta i termini concordati per l'acquisto di beni o servizi.
Svantaggi
- Anche per ordini più piccoli, è necessario effettuare l'ordine di acquisto e sembra essere un lavoro di ufficio non necessario per ordini così piccoli.
- La generazione di ordini di acquisto è un processo che richiede tempo.
Conclusione
Gli ordini di acquisto vengono utilizzati quasi da ciascuna azienda come parte del processo di approvvigionamento. Lo stesso è utile per avere una comunicazione chiara rispetto all'ordine che viene effettuato.
