Forma completa di GRN - Nota sulle merci ricevute
La forma completa di GRN è Nota ricevuta merci. Il GRN si riferisce al documento commerciale che viene compilato dal cliente al momento del ricevimento della merce dal venditore per confermare la ricezione di tutta la merce come concordato tra le parti coinvolte, ed è spesso confrontato con l'ordine di acquisto (PO ) prima di emettere il pagamento al venditore della merce.
Caratteristiche di GRN
Nella produzione e in altri tipi di organizzazioni, dove il processo organizzativo include il trasporto delle merci da un luogo a un altro o il trasporto dal mercato esterno al magazzino, la nota di entrata merci gioca un ruolo molto importante. A volte, il tempo di elaborazione può essere lento rispetto al solito, che può essere tracciato dalla nota di entrata merci.
Una delle caratteristiche importanti della nota di entrata merci è che, quando le merci vengono trasportate al negozio, il responsabile del negozio prende questo documento come prova del fatto che le merci siano come per la quantità richiesta, se la quantità richiesta come scritta nella nota viene effettivamente ricevuto o meno. Quindi anche la nota di entrata merci diventa prova e diventa traccia di controllo.
Cosa deve essere incluso nella nota sulle merci ricevute?
Di solito, nell'organizzazione, la prestampa della nota di entrata merci è del reparto del negozio. Pertanto, la direzione dovrebbe addestrarli adeguatamente in termini di ciò che è necessario includere nella nota di entrata merci. Il seguente elenco è preparato sulle cose importanti da includere in GRN:
- La parte superiore del GRN mostra il nome del fornitore della merce.
- Segue la data e l'ora di emissione e la data e l'ora di ricevimento della merce del reparto negozio.
- L'indirizzo corretto del luogo in cui le merci dovrebbero essere trasportate e dove le merci dovrebbero essere consegnate insieme al codice PIN appropriato.
- La descrizione delle merci trasportate e la quantità di ogni tipo di prodotto, la tariffa e il prezzo delle merci.
- La fine del GRN è data dalla firma e dal nome del personale autorizzato sia del fornitore che del responsabile del negozio e dell'impiegato che dovrebbe ricevere la merce.
Processo di GRN
Quello che segue è il processo di GRN:
- Ricevimento della fattura e contestazione e scarico della merce ai magazzini.
- La verifica fisica del numero di merci ricevute insieme alla descrizione delle merci.
- Se la merce è contestata o è di scarsa quantità, viene contattato il fornitore chiedendo il deficit.
- Dopo aver controllato la quantità, viene eseguito il test di qualità.
- Un riconoscimento deve essere effettuato da challan e inviato al fornitore.
- Dopo il passaggio precedente, il reparto ricevente preparerà il GRN in 5 copie. Originale per loro e il resto per l'ufficio acquisti, l'ufficio contabilità, uno per il responsabile del negozio e uno per la persona che effettua la richiesta di acquisto.
- Sulla base di ciò, vengono effettuate voci nei registri dei negozi.
Importanza
- Per qualsiasi reparto contabilità, la nota di entrata merci è un documento fondamentale poiché serve ai fini del principio di obiettività della contabilità. L'eventuale iscrizione nei libri contabili deve essere obbligatoriamente supportata da prova in forma documentaria.
- Inoltre, prima di effettuare qualsiasi pagamento dei prodotti al venditore, la merce viene verificata con il GRN. Inoltre, in un'organizzazione, per ridurre la probabilità di errori e frodi, un'altra deve controllare il lavoro di una persona e una persona non è coinvolta in più di 1 processo continuo. Quindi a causa di GRN, il lavoro organizzativo è ispezionato da persone diverse.
- Poiché la quantità fisica effettiva di merci viene verificata con la nota di entrata merci, il pagamento viene effettuato solo per quelle effettivamente ricevute. In questo modo si evita il pagamento indebito.
- Questo documento pone anche un ruolo importante nel fornitore. Il fornitore può dimostrare con l'aiuto del GRN che le merci sono state spedite dal loro termine poiché il GRN è un documento legale ufficiale e può essere accettato come prova in tribunale.
Nota merce ricevuta vs Nota spedizione merce
Le seguenti sono le differenze tra Nota di ricezione merci e Nota di spedizione merci:
- Il reparto spedizioni del fornitore solleva la spedizione merci (GDN) mentre il reparto destinatario dell'acquirente prepara la nota merci ricevute.
- Senza un aumento della Rete Display di Google, il reparto contabilità del fornitore non può generare la fattura mentre, senza GRN, il reparto acquirente non può effettuare pagamenti o registrazioni contabili.
Benefici
I seguenti sono i vantaggi della merce ricevuta una nota:
- Funziona come prova per i revisori e quindi è incluso nelle procedure della pista di controllo.
- GRN mostra la quantità effettiva ricevuta e quindi è possibile rilevare la perdita di un pagamento più elevato ai fornitori.
- È la prova di consegna. È un documento legalmente esecutivo e può essere presentato in tribunale.
- Il personale del team logistico diventa responsabile in caso di errori o frodi poiché la quantità deve sempre corrispondere alla quantità GRN. Si crea un senso di responsabilità e prontezza nel team.
- I dipartimenti finanziari delle aziende più grandi possono utilizzare questo documento per confrontare le quantità di merci ordinate e quelle effettivamente ricevute e registrate nei libri.
Conclusione
GRN è l'abbreviazione utilizzata per le merci ricevute nella nota. Come suggerisce il nome, la merce ha ricevuto una nota di conferma del ricevimento della merce da parte del cliente o dell'acquirente da parte del venditore, che viene compilata dall'acquirente al momento della ricezione della merce. È un documento legale ufficiale e può essere accettato come prova in un tribunale.
