Cos'è il sistema contabile?
Accounting System è un sistema implementato dalle aziende per registrare le informazioni finanziarie tra cui entrate, uscite e altre transazioni contabili e funge da importante strumento che monitora e tiene traccia delle prestazioni dell'azienda e garantisce il regolare svolgimento dell'attività.
Caratteristiche
Di seguito sono elencate le caratteristiche che dovrebbe avere un sistema contabile.
# 1 - Affidabilità
Le informazioni prodotte dovrebbero essere affidabili. È una caratteristica essenziale. Se i dati inseriti in questo sistema non sono autentici, anche i risultati non sono affidabili. Quindi non sarà possibile fare la stima corretta delle prospettive dell'azienda se non è affidabile.
# 2 - Facile da capire
Non dovrebbe comportare formule complicate e dovrebbe essere facile da usare. Se è complesso, il contabile che lo gestirà potrebbe confondersi e commettere errori. Dovrebbe essere semplice capire dove sta andando esattamente una transazione e quale effetto avrà la transazione sul bilancio.
# 3 - Comparabilità
I rendiconti finanziari prodotti da un sistema contabile dovrebbero essere simili a quelli prodotti da altri sistemi contabili, risultando in un "confronto tra mele". Le metodologie di calcolo dovrebbero essere conformi agli standard del settore in modo che le masse possano comprendere i rendiconti finanziari.
# 4 - Software più recente
Questo sistema dovrebbe essere in grado di svilupparsi automaticamente con il mondo finanziario in continua crescita. Quindi dovrebbe essere utilizzato il software più recente che viene aggiornato automaticamente. Tutto sta andando automatizzato nel mondo di oggi, quindi questo sistema dovrebbe essere in grado di adattarsi a questo.
# 5 - Facile da usare
I sistemi contabili dovrebbero essere facili da usare; non dovrebbe essere che un dipendente debba seguire una formazione rigorosa per comprendere il sistema. Una volta che è facilmente comprensibile da tutti, solo tutti possono portare idee per l'aggiornamento. I grafici e le dichiarazioni dovrebbero essere facili da generare.
Tipi di sistema contabile
Sono di due tipi:
# 1 - Ingresso singolo
Questo è un modo informale per mantenere un record per le transazioni finanziarie. Qui non vengono aperti conti separati. Vengono registrate solo le spese e le entrate come e quando si verificano. Non è quindi possibile preparare schemi e altri bilanci dal sistema a partita unica. Il Single Entry è gestito principalmente da piccole imprese in quanto non hanno le competenze per seguire i sistemi più recenti e non sono accettate dalle autorità per la dichiarazione fiscale.
# 2 - Doppio ingresso
Double Entry è accurato ed è utilizzato da tutte le principali organizzazioni del mondo. Qui le transazioni sono raggruppate in conti separati e ogni transazione ha due gambe che influenzano conti diversi. Quindi è facile trovare errori poiché ogni transazione ha due gambe, quindi può accadere che l'altra gamba sia corretta e l'auditor ottenga un trigger da lì.
Come funziona?
Passaggio 1: ogni volta che si verifica una transazione, come vendite, acquisti, spese o qualsiasi tipo di transazione, tale transazione viene registrata attraverso i diari appropriati. Quindi questa è la prima voce che fai in questo sistema.
Passaggio 2: poiché tutti i sistemi contabili sono ora computerizzati, quindi ogni volta che si registra un giornale, viene eseguita la rispettiva registrazione nel libro mastro del conto corretto.
Passaggio 3: alla fine del periodo, calcola il saldo di ogni registro e prepara i rendiconti finanziari come stato patrimoniale, flussi di cassa, ecc. Di conseguenza.
Esempi di sistema contabile
Ogni azienda dispone di diversi tipi di sistemi dedicati al proprio scopo.
Esempio n. 1 - Commercio al dettaglio
I rivenditori sono impegnati nell'acquisto e nella vendita di merci. Quindi il loro sistema contabile dovrebbe essere concentrato sul livello di inventario e su quanto sconto stanno ottenendo o dando. Quindi l'intero sistema dovrebbe essere basato su prodotti diversi e su quanto è pagabile o esigibile. Dovrebbe aiutarli con rapporti come Margine di profitto lordo, Margine di profitto netto e altre misure che richiedono nel loro funzionamento.
Esempio n. 2 - Appaltatore
Il fattore più cruciale nella costruzione è il costo del materiale. Quindi questo sistema dovrebbe essere più elaborato su diversi tipi di input di materie prime. Il sistema dovrebbe essere in grado di lanciare diversi rapporti, che mostra il movimento del costo.
Componenti
Ci sono quattro componenti del sistema contabile. I componenti sono fasi che aiutano una transazione dalla registrazione alla consegna finale.
# 1 - Dispositivi di input
Questi sono strumenti che aiutano a registrare la transazione in questo sistema. I dispositivi di input principali sono tastiere, registratori per assistenti vocali, codici a barre, scanner, ecc. Quindi, con l'aiuto dei dispositivi sopra menzionati, inseriamo una transazione nel sistema.
# 2 - Processore
Dopo aver inserito le informazioni, il sistema preleva i dati e li indirizza al libro mastro, giornale di registrazione o altri grafici corretti come richiesto. Questa attività è chiamata elaborazione delle informazioni.
# 3 - Archiviazione
Una volta che i dati sono diretti a un particolare libro mastro, questo sistema deve memorizzare i dati lì. Quindi il sistema richiederà l'aiuto delle strutture di stoccaggio per eseguire questa operazione.
# 4 - Uscita
Una volta che le informazioni sono state ordinate e le dichiarazioni finali sono state preparate, allora questo sistema richiederà dispositivi che aiuteranno nell'output delle informazioni. Quindi questo processo viene condotto con l'aiuto di un monitor, stampante, proiettore o altri dispositivi.
Benefici
- La registrazione sistematica delle transazioni finanziarie aiuta nella preparazione di grafici e altri risultati utili per prendere decisioni economiche.
- Aiuta a identificare frodi e omissioni contabili.
- Il bilancio prodotto aiuta a fini fiscali e un altro scopo di revisione.
Conclusione
Il sistema contabile aiuta a registrare sistematicamente le transazioni finanziarie. Ciò è necessario per la preparazione del bilancio, che viene utilizzato dalle autorità a fini fiscali e gli investitori per prendere decisioni informate. Rapporti e grafici sono facilmente calcolabili con l'aiuto di un sistema adeguato.
