Che cosa sono i record sui salari?
Il registro delle retribuzioni può essere definito come un elenco di tutti i dipendenti di tale azienda in cui vengono registrate tutte le informazioni relative ai pagamenti effettuati ai dipendenti che hanno diritto a ricevere come stipendi, stipendi, bonus, tasse, ecc. intervallo può esserci una traccia corretta di ogni pagamento che è stato pagato a quel dipendente dal punto di vista del datore di lavoro e se si verifica una discrepanza, la stessa potrebbe essere evidenziata facilmente dai registri.
Spiegazione
I registri dei salari costituiscono qualsiasi cosa relativa alle informazioni sui dipendenti dell'azienda. Rappresenta l'importo per il quale i dipendenti vengono pagati durante ogni periodo di tempo. Il periodo di tempo varia da azienda ad azienda. Può essere giornaliero, settimanale, bisettimanale, semestrale, mensile o qualsiasi periodo di tempo, che si adatta al periodo di paga dell'azienda.
Quali informazioni sono incluse nel registro delle buste paga?
- L'informazione più importante è la retribuzione lorda, che è l'importo principale in mano mostrato per primo prima di effettuare qualsiasi detrazione da esso. La retribuzione lorda viene calcolata moltiplicando la retribuzione oraria per il numero di giorni lavorati.
- Le informazioni successive sarebbero le detrazioni, che sono di due tipi come le detrazioni obbligatorie e le detrazioni volontarie. Ci sono diverse tasse come la tassa professionale, il contributo della previdenza dalla quota del dipendente, ecc.
- L'ultimo è lo stipendio netto, che è l'importo finale dopo aver effettuato tutte le detrazioni accreditate sul conto del dipendente.
Come ottenere il record del libro paga?
Un dipendente può sempre ottenere il suo registro delle buste paga richiedendo al suo datore di lavoro per iscritto / oralmente di fornirgli i dati del libro paga. Il datore di lavoro deve rispondere alla richiesta del personale e deve fornirgli i dettagli entro il termine prescritto dalla data di ricezione della richiesta. Tuttavia, il datore di lavoro deve rispondere alla richiesta di record del libro paga del dipendente entro generalmente 21 giorni.
Per quanto tempo conservare i registri delle buste paga certificati?
Il registro delle buste paga certificato deve essere conservato dal datore di lavoro per almeno tre anni secondo il Fair Labor Standards Act (FLSA) con altra documentazione come i registri delle vendite e degli acquisti ecc. I registri su cui è registrato il calcolo dei salari devono essere conservati per due anni , vale a dire, cartellini, tabelle di salario, lavoro, orari e diversi altri record di addizione e sottrazione da salari e stipendi.
Questi registri dovrebbero essere aperti per l'ispezione da parte del responsabile della divisione, che può chiedere al datore di lavoro di apportare le modifiche necessarie. Questi registri devono essere conservati presso l'Ufficio centrale degli archivi / presso la sede di lavoro.
Vantaggi
- Il sistema ci fornisce calcoli facili, che rendono l'intero meccanismo di pagamento molto lucido.
- Ciò facilita la precisione in modo che possa essere pagato l'importo corretto e non solleverà ulteriori discrepanze.
- Il sistema informatizzato del libro paga riduce le possibilità di errori e facilita il flusso di dati e informazioni che possono essere considerati affidabili e riutilizzati.
- Questo sistema ha una struttura appropriata per detrazioni e pagamenti che vengono impostati automaticamente nel record da utilizzare per calcolare stipendi / stipendi.
- Ciò può essere considerato un'opzione di backup sicura e qualsiasi informazione richiesta in modo retrospettivo; i record possono essere utili allora.
- La tenuta dei registri del sistema del libro paga ripristina la fiducia nei dipendenti che venga mantenuta una forma organizzata e documentata adeguata per i loro guadagni, e qualunque detrazione verrà fatta, per tale prova verrà mostrata. In futuro, se un dipendente richiede un record del libro paga, l'azienda sarebbe in grado di presentargli il supporto adeguato a sua disposizione.
- Questo sistema è un meccanismo molto conveniente attraverso il quale è possibile monitorare ogni singolo centesimo pagato / detratto al dipendente. Il sistema restituisce all'organizzazione in termini di mantenimento corretto dei dati e prevenendo l'organizzazione da eventuali problemi futuri.
- Poiché il sistema è molto conveniente rispetto al punto precedente, consente di risparmiare molto tempo perché non consente discrepanze e previene duplicazioni di lavoro. Per ogni periodo fisso dell'intervallo, i dati corretti consentono all'organizzazione un futuro di lavoro senza errori.
- In caso di ispezione / audit / controllo dei precedenti, se un'autorità richiede registri del personale, questo può essere una prova di prova. Non solo sarà un salvatore per un sistema ben mantenuto, ma farà anche la differenza nella buona volontà dell'azienda.
- Questo può essere uno strumento importante per le previsioni dell'azienda. La maggior parte dei profitti di un'azienda va nel pagamento di stipendi e salari ai suoi dipendenti. Se è possibile prevedere un budget stimato per un periodo di tempo futuro, può essere un ottimo strumento per prevedere costi e budget futuri per l'azienda.
- L'organizzazione può pianificare bene i costi e quindi calcolare le riserve / investimenti di conseguenza.
Svantaggi
- I dati e le informazioni conservati in un registro delle buste paga possono essere a rischio di sicurezza dei dati, furto o fuga di dati. Le informazioni sensibili possono essere rese aperte se non sono ben protette.
- Il secondo svantaggio può essere la frode informatica, che è quasi molto comune in questi giorni. La rivalità tra le aziende può essere la fonte principale di questo problema.
- L'accesso / controllo alle informazioni non può essere concesso a tutti. Solo la persona responsabile del record del libro paga dovrebbe avere familiarità con le informazioni. La persona dovrebbe essere abbastanza affidabile da non far trapelare i dati sensibili dell'azienda.
- L'ultimo ma non meno importante svantaggio può essere il costo coinvolto. Il software, l'operatore esperto e l'infrastruttura necessaria per configurare il sistema di registrazione delle buste paga sono enormi e questo può essere un ostacolo all'incontro di poche organizzazioni.
