Significato audit trail
Un audit trail è una registrazione sistematica per tracciare la fonte dei dati finanziari e fornisce prove cronologiche e documentarie di una serie di attività e viene quindi utilizzato per verificare l'accuratezza dei dati e tenere traccia delle transazioni.
Risponde a tre domande fondamentali:
- Qual è stato l'evento?
- Chi ha lanciato / avviato l'evento?
- La data e l'ora dell'evento?
Esempi di audit trail
Di seguito sono riportati alcuni esempi.
Esempio 1
Quale sarebbe un audit trail per una transazione di acquisto di cartoni?
Soluzione -
Consisterà in una ricevuta con i dettagli del pagamento in contanti in cambio di cartone, la data della transazione e il luogo da cui è stata acquistata.
Esempio n. 2
Un'azienda desidera acquistare un laptop per i dipendenti. Cosa verrebbe incluso in un audit trail?
Soluzione -
Il team finanziario genererà un ordine di acquisto per autorizzare un acquisto. Il negozio da cui viene acquistato il laptop fornirà la fattura con i dettagli della data di vendita, dell'importo e della descrizione dell'articolo acquistato. Tutti questi documenti consisteranno in una traccia di controllo.
Vantaggi
Utenti diversi lo utilizzano in modo diverso, a seconda dei requisiti. Di seguito sono riportati i vantaggi significativi di questo percorso:
- Responsabilità: stabilisce la responsabilità in termini di azioni degli utenti. Impedisce l'introduzione di informazioni improprie o l'accesso non autorizzato alle informazioni. Inoltre, ogni azione dell'utente viene registrata, il che aiuta a rintracciare i rispettivi cambiamenti / modifiche nel sistema.
- Ricostruzione di eventi: può far rivivere intere informazioni e tracciare i dettagli di base relativi a un evento di chi, quando e cosa. Aiuta nella rilevazione dei problemi di origine e nella rettifica degli stessi per prevenire futuri eventi.
- Rilevamento delle intrusioni: aiuta a identificare gli accessi non autorizzati. Molte normative hanno reso obbligatorio il mantenimento della riservatezza dei dati. Si estende alla protezione della proprietà intellettuale, dei documenti finanziari, delle informazioni personali, ecc.
- Identificazione dei problemi: tramite il monitoraggio in tempo reale, i registri di controllo identificano i problemi che indicano problemi operativi, attività insolite o sospette o errori di sistema.
- Prevenire le frodi: quando vengono mantenute registrazioni corrette, è facile rilevare le incongruenze. Inoltre, poiché gli utenti sanno che le transazioni sono registrate e tracciabili, è probabile che non tenterebbero tale attività.
- Aiuta negli audit: per la maggior parte delle aziende, un audit è obbligatorio. Quando la traccia viene mantenuta correttamente per ogni transazione, diventa facile per gli auditor determinarne la validità. Rende il tempo di verifica e conveniente. Aiuta anche i revisori a fare affidamento sui controlli interni dell'azienda e aiuta a decidere l'ambito dell'audit.
- Identificazione e correzione degli errori : fornisce informazioni complete e prontamente disponibili che possono essere esaminate facilmente per scoprire eventuali errori. Poiché tiene traccia di tutto, l'errore può essere corretto contemporaneamente e fa risparmiare tempo a più persone che correggono l'errore numerose volte.
- Aderenza agli standard normativi: per aderire allo standard normativo, è fondamentale mantenere una traccia di controllo. Aiuta a comprendere la sostanza delle transazioni come e quando richiesto per scopi legali.
- Documenti di prestito: i prestatori richiedono una prova delle entrate e dei flussi di cassa prima di concedere prestiti a un'azienda. Questa traccia mantiene un registro dettagliato delle transazioni che possono aiutare a fornire i documenti necessari.
Limitazioni
- Sfida nel mantenere la traccia di controllo, inclusa la posizione utilizzata per l'accesso e l'archiviazione
- I registri dei dati possono essere pesanti, il che porta a un aumento dei costi di archiviazione.
- A volte diventa difficile trovare un equilibrio tra protezione dei dati e prestazioni operative.
- La perdita di dati a causa di un uso inappropriato può costare molto con danni diretti ai profitti e alla reputazione o ad azioni legali.
Conclusione
- Le informazioni sulla traccia di controllo devono essere archiviate in un luogo sicuro
- Ci dovrebbe essere il backup tempestivo e regolare di questo percorso
- Devono essere raccolte solo informazioni utili per evitare pesanti costi di stoccaggio
- I registri di controllo dovrebbero essere riesaminati a intervalli regolari
- Gli utenti del sistema devono essere consapevoli degli audit trail per garantire la disponibilità dei percorsi
