Definizione del conto di riconciliazione
La riconciliazione del conto è un processo che viene seguito per assicurarsi che il saldo finale del conto sia corretto. La regola generale della contabilità è di passare prima le registrazioni a giornale, quindi di preparare i singoli libri contabili. I libri contabili riflettono un saldo finale che viene calcolato tramite la riconciliazione dei conti con altri estratti conto e documentazione.
Come funziona la riconciliazione dell'account?
La riconciliazione è un processo graduale che include quanto segue:
Passo # 1 - Raccolta dell'estratto conto bancario e del conteggio con il libro cassa
Il Cash Book è il registro interno che tutte le aziende mantengono per tenere un registro di tutte le transazioni monetarie. Quindi è necessario iniziare a contare entrambi gli account. Se vedi che è presente una transazione nell'estratto conto bancario, ma non è presente nel libro cassa, evidenzia quella transazione. Verifica se tutte le transazioni hanno una ricevuta di supporto, ad esempio Fattura. Il saldo finale del libro di cassa e dell'estratto conto bancario deve corrispondere.
Passaggio 2: ora prova ad analizzare le discrepanze
Se vedi che l'estratto conto mostra un saldo inferiore a Cashbook, prova a trovare i motivi. È possibile che la banca abbia dedotto alcune spese come le spese del conto corrente, le spese di prelievo dal bancomat, ecc. Se tali spese non sono incluse nel libro cassa, includerle. Se hai ricevuto interessi da una banca a causa del capitale e tale interesse non si riflette nel tuo libro cassa, includi tale interesse. Esamina tutte le discrepanze che sono arrivate e, se sono valide, aggiungile ai rispettivi libri.
Passaggio 3: iniziare a eseguire un controllo adeguato dell'estratto conto bancario
A volte può accadere che la banca ti addebiti erroneamente una commissione. Quindi questo tipo di errore dovrebbe essere comunicato immediatamente alla banca e dovrebbe essere mantenuta una nota adeguata. Devono essere mantenuti adeguati follow-up con la banca fino a quando ea meno che l'errore non si risolva.
Passo # 4 - Conta i saldi finali sia del libro cassa che dell'estratto conto
È il passaggio più cruciale. I saldi finali del libro cassa e del rendiconto bancario dovrebbero coincidere poiché tutti gli adeguamenti necessari sono già stati effettuati. Successivamente, viene formulato un estratto conto di riconciliazione bancaria, che spiega il motivo della discrepanza tra i due libri.
Tipi
La riconciliazione può essere eseguita su qualsiasi account. Tutti i conti contabili dovrebbero essere riconciliati dalla fonte per rendere il saldo affidabile.
# 1 - Riconciliazione bancaria
È qui che si riconcilia il libro di cassa interno con l'estratto conto bancario per assicurarsi che le transazioni in contanti siano registrate correttamente senza errori.
# 2 - Riconciliazione dei conti dei creditori
Tutte le transazioni in Contabilità fornitori vengono sistematicamente conteggiate con dichiarazioni ricevute dai creditori e viene conteggiato il saldo finale
# 3 - Riconciliazione dei conti dei debitori
Tutte le dichiarazioni dei debitori vengono conteggiate con i crediti e le discrepanze vengono risolte.
Come riconciliare un account?
Esistono due modi per riconciliare un account:
# 1 - Revisione della documentazione
Questo metodo è molto popolare. Qui ogni transazione registrata è conteggiata dalla documentazione adeguata. Supponiamo che tu stia riconciliando la contabilità fornitori, quindi ogni transazione verrà conteggiata da fatture appropriate e controllerà se le transazioni sono corrette o meno. Anche le transazioni mancanti vengono identificate in questo modo, cioè se c'è una fattura, e non è registrata nei libri.
# 2 - Revisione analitica
Questo metodo è più una stima. I saldi contabili degli esercizi precedenti vengono controllati e viene effettuata una stima per l'anno in corso. Se il saldo del conto non riflette come previsto, viene eseguita un'ulteriore analisi. È utile quando si riconciliano i conti di ammortamento. L'ammortamento è più o meno lo stesso ogni anno. Quindi, se si osserva un movimento rispetto all'anno precedente, l'analisi viene eseguita.
Esempio
Il signor X sta preparando il suo bilancio e sta facendo la riconciliazione di ogni conto. Attualmente sta lavorando alla contabilità fornitori. Come lo riconcilierà?
Soluzione
Il conto debitori è costituito da tutti i pagamenti in sospeso per il signor X. Quindi, qualunque cosa il signor X abbia acquistato a credito si rifletterà in questo conto. Supponiamo che ci siano cinque voci in questo account. Il saldo totale del conto è di $ 10.000. Quindi il signor X deve $ 10.000 ai suoi fornitori. Poiché il Sig. X mantiene un conto per la contabilità fornitori, anche i fornitori mantengono un conto per la contabilità clienti.
Il signor X chiederà la fattura personalizzata finale a ciascun fornitore e verificherà se l'importo ammonta a $ 10.000. Se c'è una discrepanza, che il fornitore ha aggiunto un pagamento extra, il signor X dovrebbe contattarlo immediatamente e farlo riparare. Quindi, una volta completata la riconciliazione. Quindi ci si può fidare del saldo della contabilità fornitori.
Bisogno
Ogni azienda mantiene conti interni. Quindi, dopo la fine del periodo, i saldi dei conti danno un'immagine. Supponiamo che il conto della contabilità clienti mostri che sono ricevibili $ 5.000. Quindi, se la società non ha effettuato la riconciliazione, potrebbe iniziare a operare, pensando di ricevere $ 5.000. Durante la riconciliazione, è stato riscontrato che l'importo corretto è di $ 3.000. Quindi la riconciliazione aiuta a sradicare l'incertezza. Una volta eseguita la riconciliazione, ci si può fidare dei saldi dei conti.
Conclusione
La riconciliazione dei conti è estremamente importante per le aziende in quanto aiuta a creare una fiducia sui saldi riflessi da ciascun conto. Si consiglia sempre una corretta riconciliazione. L'archiviazione di tutta la documentazione essenziale è fondamentale in caso di riconciliazione.
