Cos'è un dashboard in Excel?
Il dashboard in Excel è una forma avanzata di visualizzazione dei dati. Fornisce informazioni e analisi che aiutano nel processo decisionale. Aiuta a pianificare e raggiungere gli obiettivi di business in tutta l'organizzazione. Inoltre, un'origine dati per la creazione di dashboard Excel può essere fogli di calcolo, file di testo, pagine Web, database organizzativo.
Tipi di dashboard in Excel
- Dashboard strategici : per tenere traccia dei KPI (indicatori chiave di prestazione). Utilizzato nelle organizzazioni per il processo decisionale chiave, per opportunità di business, concentrarsi sulla crescita e sulle previsioni future dell'azienda, ad esempio (vendite mensili, trimestrali e annuali)
- Dashboard analitici : aiuta a identificare le tendenze attuali o future.
- Dashboard operativi : cosa sta succedendo in un'organizzazione? Monitorare le operazioni, le attività e gli eventi dell'azienda.
- Dashboard informativi : si basa su fatti, cifre e statistiche. Ad esempio, dashboard del profilo del giocatore e delle prestazioni, dashboard delle informazioni di arrivo / partenza dei voli negli aeroporti.
Strumenti utilizzati per creare dashboard Excel
- Tabelle Excel, grafici, tabella pivot e grafici, filtri dei dati in Excel, timeline, formattazione condizionale (barre dei dati, scala dei colori, set di icone), intervalli denominati in excel, convalida dei dati in excel, sparkline in Excel, macro, forme automatiche e dashboard widget.
- Controlli interattivi: barra di scorrimento in Excel, pulsante di opzione, casella di controllo, elenco a discesa in Excel.
- Formule di Excel come SUMIF in Excel, OFFSET Excel, COUNT, VLOOKUP, INDEX MATCH e altre formule.
Nota: prima di lavorare sui dashboard, è necessario trovare e rimuovere duplicati, eliminare spazi iniziali, finali o doppi e rimuovere spazi vuoti ed errori nel file di dati non elaborati
Come creare un dashboard in Excel? (con esempi)
Esempio n. 1 - Dashboard comparativa (performance di vendita di due società)
In dati grezzi. Ho una società di due farmaci con dati sulle vendite mensili e trimestrali. Devo presentarlo e confrontare le prestazioni delle vendite di 2 società farmaceutiche su base mensile e trimestrale nel dashboard comparativo.
- Passaggio 1: copia l'intervallo di dati sulle vendite di Mankind nella prima colonna, il mese nella seconda colonna e l'intervallo di dati sulle vendite di Ajantha pharma nella terza colonna.
- Passaggio 2: selezionare un intero intervallo di dati e aumentare l'altezza e la lunghezza della riga con l'aiuto del tasto Alt + HOH , ovvero da 15 a 25, per un migliore aspetto delle barre dei dati colorate.
- Passaggio 3: ora seleziona l'intervallo di dati sulle vendite dell'umanità da gennaio a dicembre, ora vai alla formattazione condizionale nella scheda Home, sotto quella seleziona le barre dei dati e nelle barre dei dati, seleziona più regole della barra dei dati.
- Passaggio 4: viene visualizzata la nuova finestra della regola di formattazione; il nostro intervallo di dati sulle vendite è compreso tra 0 e 9000, quindi in "modifica la descrizione della regola", seleziona il tipo come numero e inserisci un valore massimo, ad esempio 9000.
- Passaggio 5: nell'aspetto della barra, seleziona il colore che preferisci sotto le opzioni di colore poiché i dati si trovano sul lato destro, quindi sotto la direzione della barra, seleziona da destra a sinistra.
- Passaggio 6: se non si desidera visualizzare i dati di vendita sulle barre dei dati colorate, selezionare o fare clic solo sulla barra di visualizzazione. Fare clic su OK. Ora puoi vedere le barre dei dati colorate apparire in ogni riga di dati di vendita su base mensile.
- Passaggio 7: passaggi simili sono seguiti per i dati di vendita di Ajantha pharma, solo la direzione della barra, l'opzione deve essere modificata, cioè da sinistra a destra (poiché i dati sono sul lato sinistro)
Nota: contemporaneamente, questi passaggi vengono applicati ai dati sulle vendite trimestrali; inoltre, solo l'opzione del numero massimo deve essere modificata in 25000 sotto la descrizione della regola di modifica con una barra dei colori diversa.
Qui nei dati di vendita, puoi controllare l'andamento delle vendite che l'azienda ha realizzato su base mensile e trimestrale.
Oltre alle barre dei dati, è possibile utilizzare anche un altro tipo di indicatori di confronto indicati di seguito in base ai requisiti del dashboard.
Esempio n. 2: creare un dashboard Excel per le prestazioni di vendita utilizzando il grafico pivot e l'oggetto filtro dei dati
Con l'aiuto degli oggetti Grafico pivot e Slicer, creiamo un dashboard Excel in cui puoi facilmente riepilogare i dati di vendita per ogni rappresentante.
I dati indicati di seguito contengono una raccolta di informazioni sulle vendite per data, venditore e regione.
- Passaggio 1: creare un oggetto tabella
Inizialmente, il set di dati viene convertito in un oggetto tabella; può essere fatto facendo clic all'interno del set di dati, quindi sulla scheda Inserisci, quindi su Seleziona tabella.
Viene visualizzato un popup di creazione della tabella, in cui mostra l'intervallo di dati e le intestazioni e fare clic su OK.
Una volta creato l'oggetto tabella, appare come indicato di seguito.
- Passaggio 2: tabella pivot
Nella dashboard, abbiamo bisogno di riepilogare i dati di vendita per ogni rappresentante per regione e trimestralmente. Pertanto, dobbiamo creare due tabelle pivot.
- Per creare una tabella pivot per il venditore in base alla regione.
Nell'oggetto Tabelle, fare clic all'interno del set di dati, fare clic sulla scheda Inserisci, quindi selezionare la tabella Pivot in Excel e fare clic su OK. Il riquadro Campi tabella pivot viene visualizzato in un altro foglio.
Nel riquadro Campi tabella pivot, trascina il venditore nella sezione Righe, Regione nella sezione Colonne e le vendite nella sezione Valori.
Viene creata una tabella pivot per il venditore in base alla regione.
Allo stesso modo, creare la seconda tabella pivot nello stesso modo.
- Per creare una tabella pivot per il venditore in base alla data o trimestralmente.
Trascina la data nella sezione Righe, venditore nella sezione Colonne e vendite nella sezione Valori
Una tabella pivot viene creata per il venditore in base alla data.
Qui vogliamo riassumere i dati su base trimestrale; le loro date devono essere raggruppate come "Trimestre". Per farlo, fai clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi cella nella colonna Etichette riga e scegli Gruppo.
Viene visualizzata la scheda Raggruppamento, con la data di inizio e la data di fine; nell'elenco BY, deselezionare Mesi (valore predefinito) e altri; ora seleziona solo Quarti, appare in colore blu dopo la selezione, quindi fai clic su OK.
Dopo il raggruppamento per trimestre, i dati vengono visualizzati come indicato di seguito.
- Passaggio 3: grafico pivot
Qui, dobbiamo basare un grafico pivot su ciascuna delle tabelle pivot create in entrambi i fogli.
- Vai alla tabella pivot creata per il foglio "Vendite per regione", fai clic all'interno della tabella pivot, nella scheda Analizza in una home, seleziona Grafico pivot.
Viene visualizzata la finestra popup di inserimento del grafico, in quella barra di selezione, sotto quel grafico a barre raggruppato.
Viene visualizzato il grafico pivot per "Vendite per regione".
Qui puoi nascondere la regione, l'addetto alle vendite e la somma delle vendite nel grafico pivot facendo clic con il pulsante destro del mouse e selezionare Nascondi "pulsanti dei campi della legenda sul grafico" in modo che quei tre campi non vengano visualizzati su un grafico.
- Allo stesso modo, un grafico pivot viene applicato anche nel foglio "Vendite per trimestre", dove puoi scegliere un grafico a torta per i dati di vendita trimestrali. Anche qui puoi nascondere quei 3 campi.
Viene creato un grafico a torta di Excel per "Vendite per trimestre".
- Passaggio 4: affettatrici
Per controllare le prestazioni del singolo venditore in base ai dati regionali e trimestrali, Slicers ti aiuterà
- Vai alla scheda "Vendite per regione", nella scheda analisi. Fare clic su Inserisci filtro dei dati nel gruppo Filtro.
Viene visualizzata la finestra Inserisci filtri dei dati, in quel campo Seleziona regione e fai clic su OK.
A livello di regione, apparirà Slicer.
Allo stesso modo, puoi aggiungere filtri dei dati nel foglio "Vendite per trimestre" anche nella scheda Analizza. Fare clic su Inserisci filtro dei dati nel gruppo Filtro. Viene visualizzata la finestra Inserisci filtri dei dati, in quel venditore selezionato. Fare clic su OK.
Apparirà Sales_Person Slicer
- Passaggio 5: dashboard
Crea un nuovo foglio con il nome "Sales_DashBoard", deseleziona o rimuovi la griglia in quel foglio nell'opzione di visualizzazione della scheda Home per un migliore aspetto della DASHBOARD di Excel.
Copia questi oggetti, cioè il grafico pivot e il filtro dei dati da entrambi il foglio al foglio "Sales_DashBoard". Ora puoi analizzare i dati di vendita per regione e per singolo venditore.
Supponi di voler visualizzare i valori delle vendite nelle barre dei dati o nei grafici a torta. Puoi aggiungerlo facendo clic sulle barre dei dati o sui grafici a torta e selezionando "Aggiungi etichette dati".
Cose da ricordare
- Metriche chiave per il monitoraggio delle vendite, della finanza, della produttività e di altri criteri aziendali
- La dashboard aiuta a impostare gli obiettivi organizzativi
- Con l'aiuto di una dashboard di Excel, puoi identificare le tendenze negative e correggerle immediatamente
- Aiuta a misurare l'efficienza di un dipendente in base alla produttività e alle prestazioni del lavoro
