Cos'è il superamento dei costi?
Il superamento dei costi, noto anche come superamento del budget, è lo scenario in cui il costo di un progetto o di un'azienda tende ad aumentare rispetto a quanto era stato preventivato e può essere dovuto all'aumento del costo dovuto a un budget improprio o alla sottostima del costo effettivo in acconto di alcuni scenari imprevisti che non sono stati presi in considerazione durante il processo di budgeting.
Caratteristiche
- Il superamento dei costi è generalmente prevalente nei progetti di infrastruttura, edificio e IT, che vedono molti costi imprevisti durante la fase di completamento del progetto.
- Sono principalmente a causa di tre fattori come ragioni politiche, ragioni psicologiche e ragioni tecniche.
- Principalmente è dovuto alla mancanza di finanziamenti, mancanza di coordinamento, costi non pianificati o ritardi del progetto.
- È sempre incerto e il budget per lo stesso non è possibile. Si ritiene che accada quando determinate fasi di un progetto o di un'attività tendono a incrociare il costo preventivato effettivo.
- La misurazione del superamento dei costi è diversa per i diversi settori o aziende.
Tipi di superamento dei costi
# 1 - Stime
I costi relativi all'attività possono essere sottostimati a causa di fattori come pregiudizi personali e procedure complicate coinvolte nel completamento dell'attività. Possiamo utilizzare la metodologia di previsione della classe di riferimento per aumentare le possibilità di derivare stime più accurate. Il problema è che la migliore delle previsioni può rivelarsi sbagliata per calcolare la stima perfetta, e quindi mantenere una contingenza come parte del budget è sempre una buona pratica per affrontare scenari avversi in futuro.
# 2 - Rischio
Il rischio può essere qualsiasi scenario per il quale non è possibile assegnare una probabilità. Non possono essere previsti in anticipo e, a volte, non sono sotto il controllo dell'azienda come una calamità naturale, che può ritardare il completamento di un progetto o le prestazioni del fornitore, il che potrebbe danneggiare l'azienda. Un adeguato piano di gestione del rischio può aiutare l'azienda a mitigare il rischio in una certa misura, ma il rischio è il tipo principale che deve affrontare ogni azienda o progetto.
# 3 - Scope Creek
Scope creek è definito come le occasioni in cui attività non contabilizzate emergono nel progetto o nell'azienda, che non erano incluse nel budget o nel costo effettivo. Può accadere quando la direzione continua ad aggiungere funzionalità al progetto come e quando è evoluto o richiesto o nei casi in cui il team di progetto diventa troppo creativo e inizia l'inclusione di attività non documentate. La gestione ed i controlli del progetto sono progettati principalmente in modo tale da prevenire tali scenari attraverso la costante rivalutazione del budget.
# 4 - Escalation dei costi
L'aumento dei costi è più correlato a fattori economici come l'inflazione, che può includere l'aumento del prezzo di un particolare articolo in un periodo che non era stato considerato nel budget iniziale.
Come evitare il sovraccarico dei costi?
- Le tecniche tradizionali comportano l'applicazione di strumenti di gestione del progetto come PRINCE, sebbene i risultati non siano garantiti.
- Nello scenario attuale, strumenti e applicazioni più moderni come Agile stanno prendendo il sopravvento sulle tecniche tradizionali per aiutare le aziende ad affrontare un sovraccarico dei costi.
- L'attività come unità dovrebbe pianificare in modo proattivo e includere diversi scenari che possono portare a tale superamento.
- La previsione mensile o trimestrale è un must per prendere in considerazione le variazioni dei valori effettivi rispetto al budget e pianificare di conseguenza.
- L'azienda dovrebbe prestare molta attenzione durante le fasi di pianificazione del progetto, poiché questa funge da base.
- La capacità del fornitore di eseguire e fornire deve essere accuratamente controllata al momento dell'assunzione del fornitore.
- L'azienda dovrebbe fare pratica per utilizzare i moderni strumenti di pianificazione e grafici per un migliore controllo dei costi.
- Il project manager richiede di monitorare e controllare continuamente il progetto.
- Gli stakeholder del progetto o dell'azienda dovrebbero essere sempre tenuti informati sugli scenari mutevoli, in modo che siano sulla stessa pagina e in questo modo l'azienda può utilizzare le loro conoscenze.
- Combattere con scope creek è un must e le aziende devono assicurarsi di rimanere all'interno dell'ambito inizialmente pianificato.
Cause
- Costo non pianificato: scenari imprevisti possono portare a un paio di attività che inizialmente non erano state incluse nel piano o nel budget. Può essere dovuto a ragioni tecniche, politiche o psicologiche.
- Interruzione della comunicazione: un malinteso tra due dipartimenti o persone coinvolte può comportare costi inutili.
- Cambiamento dell'ambito del progetto: l' evento, che porta allo scope creek, è uno dei motivi principali. Scope creek è definito come le occasioni in cui attività non contabilizzate emergono nel progetto o nell'azienda, che non erano incluse nel budget o nel costo effettivo.
- Sottovalutazione della complessità del progetto: alcune fasi del progetto o dell'attività sono così complesse che una corretta definizione del budget è, a volte, un lavoro duro. È più probabile che si tratti di progetti grandi e costosi.
- Finanziamento inadeguato: il finanziamento funge da spina dorsale di ogni azienda o progetto. La carenza di capitale può alla fine portare a un superamento dei costi, in cui il progetto o l'azienda potrebbero dover affrontare una crisi nel finanziare le loro attività comuni.
- Mancanza di esperienza di leadership: una gestione relativamente inesperta o una gestione inefficiente può portare a una pianificazione impropria del progetto e a un budget di progetto impreciso. Pertanto, nel tempo, il progetto potrebbe cadere vittima di un budget errato e cadere in un caso di superamento dei costi.
- Assenza di piano di emergenza: il business soffre anche quando non esiste una pianificazione di backup o un piano di emergenza per scenari inevitabili. Un piano di backup è un must, soprattutto per i progetti su larga scala poiché alcune deviazioni dal normale costo preventivato possono costare milioni.
- Ritardi del progetto: i ritardi nel completamento del progetto rispetto al suo normale completamento pianificato alla fine danno luogo a un superamento dei costi poiché quelle attività che si estendono oltre il termine di completamento non sono state contabilizzate nel bilancio.
Prevenzione del superamento dei costi
# 1 - Una corretta pianificazione
La pianificazione funge da base per ogni progetto o attività e il modo migliore per evitare il superamento dei costi è pianificarlo prima che il progetto venga eseguito. Più accurate sono le stime, maggiori sono le possibilità che il progetto si attenga al suo budget.
# 2 - Conoscenza dei fornitori
I fornitori devono essere valutati accuratamente prima di essere assunti. La piena conoscenza delle loro capacità ed esperienza nel campo dovrebbe essere ottenuta dal progetto e dall'azienda per evitare gli scenari peggiori. È necessaria un'adeguata due diligence prima di consolidare il rapporto con il venditore.
# 3 - Evita Scope Creek
Molte attività indebite non dovrebbero trovare posto nel progetto e l'attività o il progetto dovrebbero rimanere nell'ambito originale del progetto con una deviazione minima dal piano.
# 4 - Uso dello strumento di pianificazione del progetto
Per monitorare e controllare il progetto, è necessario implementare l'uso di strumenti moderni come il diagramma Excel di Gantt o il modello di monitoraggio del progetto in modo che il project manager sia a conoscenza di ogni fase del progetto e delle possibilità di superamento dei costi.
Conclusione
Questo è uno scenario inevitabile che deve affrontare ogni azienda o progetto, ma come minimizzarlo o mitigarlo dipende molto dalla direzione o dal project manager. Un approccio proattivo può aiutare l'azienda a ridurre le possibilità di superamento dei costi con una corretta pianificazione e un'analisi approfondita delle stime.
