Definizione reparto contabilità
Contabilità si riferisce alla divisione in un'azienda che si occupa della preparazione del bilancio, della tenuta della contabilità generale, del pagamento delle fatture, della preparazione delle fatture dei clienti, del libro paga e altro. In altre parole, sono responsabili della gestione del fronte economico complessivo dell'azienda. È impossibile per qualsiasi azienda, che sia una piccola impresa che opera fuori casa o una grande azienda multinazionale, funzionare troppo a lungo senza un dipartimento contabile di alcun tipo.
Funzioni del reparto contabilità
- Per mantenere e registrare tutte le transazioni commerciali in modo accurato e completo in modo sistematico in modo che possano essere recuperate e riviste in qualsiasi momento.
- Mantenere adeguati controlli interni all'interno dell'organizzazione per salvaguardare le sue preziose risorse.
- Fornire una base per la valutazione delle prestazioni e creare responsabilità in tutta l'organizzazione.
- Tenere traccia dei costi sostenuti dall'azienda e consigliare la modifica delle operazioni esistenti con l'intento di ridurre i costi operativi.
- Supportare l'alta dirigenza nel processo decisionale attraverso l'appropriata presentazione dei dati finanziari.
- Pianificare in base all'anticipazione delle esigenze aziendali e alla disponibilità attesa di risorse.
Ruoli e Responsabilità
- Una delle responsabilità primarie è raccogliere correttamente tutti i dati finanziari e quindi preparare i rendiconti finanziari / relazioni. Questi rapporti vengono utilizzati nella preparazione di budget, previsioni e altri rapporti sul processo decisionale. Inoltre, questi rapporti vengono utilizzati anche per la comunicazione con istituti di credito, investitori e altre parti interessate.
- Mantenere un rapporto sano con i fornitori assicurando che vengano pagati in tempo. Tuttavia, dovrebbero cercare opportunità per risparmiare denaro avvalendosi di sconti / incentivi dovuti a pagamenti tempestivi o anticipati. Allo stesso tempo, il reparto contabilità dovrebbe anche garantire che l'importo minimo di denaro esca per pagamento, ma senza addebiti per ritardi di pagamento.
- Tieni traccia dei crediti e delle fatture in sospeso e consigli nel caso in cui siano necessarie azioni di incasso. Il reparto contabilità dovrebbe garantire che i clienti paghino le fatture in tempo e mantengano un rapporto cordiale / amichevole con loro.
- È l'unico responsabile della funzione di libro paga. Devono garantire che tutti i dipendenti vengano pagati in modo tempestivo e accurato. Inoltre, il dipartimento dovrebbe anche assicurarsi che le tasse dei dipendenti siano valutate accuratamente e che i pagamenti siano effettuati tempestivamente alle autorità statali e federali.
- Devono mantenere i controlli finanziari tramite riconciliazioni e aderenza agli standard contabili applicabili, come gli US GAAP. Tutte queste pratiche vengono implementate per prevenire frodi e furti. In qualità di controllore finanziario, il dipartimento dovrebbe garantire il corretto mantenimento delle procedure senza alcun rallentamento.
Struttura del dipartimento di contabilità
La maggior parte delle aziende ha più di un membro del personale nel proprio reparto contabilità e quindi devono impostare una struttura organizzativa per semplificarne la gestione. In generale, comprende Chief Financial Officer (CFO), controllore finanziario, manager e contabili. La struttura è la seguente:
- Il CFO è al vertice del dipartimento e riporta direttamente al proprietario dell'azienda o al Chief Operating Officer (CEO).
- Il controllore finanziario riferisce al CFO e ha responsabilità più specifiche all'interno del dipartimento.
- Il Finance Controller ha generalmente un team di manager: Payroll Manager, Accounts Receivable Manager e Accounts Payable Manager.
- Ogni responsabile di divisione ha solitamente un team di contabili.
Valore del reparto contabilità
Il reparto contabilità svolge un ruolo fondamentale nella gestione di un'azienda in quanto aiuta a monitorare sia le entrate (denaro in entrata) che le spese (denaro in uscita) garantendo nel contempo la conformità a tutti i requisiti legali. Inoltre, fornisce anche informazioni finanziarie quantitative a dirigenti, istituti di credito, investitori e altre parti interessate, che le utilizzano per prendere decisioni aziendali informate.
Posizioni chiave del reparto contabilità
Le seguenti sono alcune delle posizioni chiave:
- Chief Financial Officer (CFO): i CFO sono solitamente ai vertici del dipartimento finanziario delle grandi società. Sono responsabili della supervisione della salute finanziaria dell'azienda e della gestione del dipartimento finanziario generale, che include pianificazione e rendicontazione finanziaria, strategia aziendale a breve e lungo termine, audit, gestione interna del rischio, ecc. Aiutano anche il senior management a comprendere le implicazioni finanziarie di varie attività in corso - all'interno e all'esterno dell'organizzazione.
- Controllore finanziario: i controllori finanziari lavorano a fianco dei CXO e sono responsabili della contabilità finanziaria e della preparazione dei rapporti sulla gestione del progetto, sul budget e altro. Tuttavia, il loro obiettivo principale è la gestione di problemi finanziari immediati.
- Treasury Manager: I Treasury Manager aiutano nella formulazione e nello sviluppo di varie politiche di tesoreria, che includono l'identificazione delle migliori opportunità di investimento, l'utilizzo ottimizzato delle linee di credito, la riduzione dei costi di finanziamento, ecc.
- Accounting Manager / Chief Accountant / Accounting Supervisor : questi manager sono responsabili del mantenimento e della rendicontazione di tutte le transazioni finanziarie. Stabiliscono e applicano anche i principi contabili basati sulla politica di revisione e sui requisiti legali.
- Ragioniere: i contabili svolgono un ruolo fondamentale in un reparto contabile in quanto sono coinvolti nella misurazione e interpretazione di tutte le informazioni finanziarie.
