Significato dell'ordine di acquisto
Un ordine di acquisto (PO) funge da documento legale tra acquirente e venditore, in cui l'acquirente invia questo contratto che dettaglia i beni e servizi, la data di consegna, i termini di pagamento come da contratto ecc. Di solito, il venditore offre credito al acquirente senza alcun rischio in quanto l'acquirente è legalmente obbligato al pagamento dopo la consegna di beni e servizi.
Tipi
Esistono quattro tipi di ordini di acquisto, come segue:
- Ordine di acquisto standard: sono ampiamente utilizzati, per lo più applicabili a richieste una tantum. Questi PO vengono utilizzati quando gli ordini devono essere consegnati in una determinata data e ora.
- Ordine di acquisto pianificato: in questo ordine di acquisto, viene menzionata ogni cosa normale, ma la data di consegna programmata è provvisoria.
- PO generale: in questo ordine, prezzo, quantità, data di consegna sono tutti provvisori. Vengono menzionati solo i dettagli dei prodotti e determinati termini. Altri dettagli vengono specificati quando l'ordine di acquisto viene finalmente rilasciato.
- Contratto PO - In questo tipo vengono stabiliti solo i termini del contratto, non viene menzionato nient'altro e in futuro vengono creati ordini di acquisto standard con riferimento a questo CPO.
Come utilizzare un ordine di acquisto?
- Prima di tutto, l'acquirente invia un ordine di acquisto, su supporto cartaceo o elettronico, al venditore o venditore specificando l'ordine richiesto.
- Se il venditore scopre di poter evadere l'ordine, viene inviata una conferma all'acquirente.
- Il venditore / venditore prepara l'ordine estraendo i prodotti richiesti o assegnando il personale richiesto alla prestazione dei servizi.
- Quindi il prodotto viene spedito all'acquirente o vengono forniti i servizi. È menzionato sulle distinte di imballaggio dei prodotti per una facile identificazione e tracciabilità.
- Dopo la spedizione del prodotto o l'erogazione dei servizi, il venditore invierà all'acquirente una fattura con un numero univoco; anche il numero dell'ordine di acquisto sarebbe indicato sulla fattura a fini di corrispondenza.
- L'acquirente effettua il pagamento della fattura secondo i termini e le condizioni dell'ordine di acquisto e il contratto concordato inizialmente da entrambe le parti.
Esempio di ordine di acquisto
L'azienda ZYX necessitava di 100 unità di prodotto A alla tariffa concordata di $ 50 per unità. Invia l'ordine di acquisto al venditore LML, PO ha menzionato la quantità richiesta, il prezzo e altri termini. Il venditore LML ha spedito l'ordine alla data di consegna e ha inviato la fattura. La società ZYX ha verificato il prodotto spedito, ha abbinato il numero dell'ordine di acquisto ed ha effettuato il pagamento di $ 5.000 in 30 giorni secondo i termini di pagamento menzionati nell'ordine di acquisto.
Formato dell'ordine di acquisto
Di seguito viene presentato un formato semplice di un PO. Ulteriori informazioni possono essere visualizzate in formato di altra società secondo il requisito specifico.
Puoi scaricare questo modello da questa pagina - Modello di ordine di acquisto.
Di solito, le seguenti informazioni sono presenti sul PO:
- I dettagli dei prodotti e dei servizi richiesti dall'acquirente.
- Nomi di marchi, numero SKU, numero di modello, ecc. Per i prodotti e servizi.
- Quantità del prodotto e durata dei servizi richiesti.
- Prezzo unitario per il prodotto e i servizi.
- Data di consegna prevista
- Luogo di consegna, ovvero il luogo in cui i prodotti devono essere spediti.
- Indirizzo di fatturazione
- Termini di pagamento come periodo di credito, sconti e altri termini.
Vantaggi
- Aiuta a evitare ordini duplicati poiché aiuta a tenere traccia di ciò che è stato ordinato e pagato.
- Serve come documento legale e aiuta a evitare controversie.
- Aiuta a migliorare l'inventario e l'accuratezza finanziaria.
- Aiuta anche nella definizione del budget, perché i fondi devono essere disponibili prima che gli ordini vengano effettuati.
- Infine, aiuta anche a consegne programmate più rapide ogni volta che l'acquirente ne ha bisogno.
Svantaggi
- La creazione di ordini di acquisto per ogni acquisto piccolo o grande porta a molte scartoffie e sforzi manuali.
- Le carte di credito possono servire allo scopo di documentazione in caso di articoli più piccoli, eliminando così la necessità del PO.
